FAQ

Nous supposons que vous avez créé des cours (groupes, équipes) et que vous avez placé des adhérents dans ces cours.

Voici comment créer une connexion pour vos professeurs:

• Commencez par créer une fiche Cotisation pour votre professeur. Le rôle dans la fiche doit obligatoirement être de type ‘entraineur’. Vous devez impérativement saisir un email pour cette fiche
• Allez ensuite dans le menu ‘Gérer les cours’ et affichez la liste
• Sélectionnez le ou les cours que votre professeur encadre, et choisissez le bouton ‘Affecter un entraineur’. Choisissez votre professeur dans la liste et validez.
• Sélectionnez à nouveau le ou les cours que votre professeur encadre, et choisir maintenant le bouton « Créer une connexion ». Un email est adressé à votre professeur avec le lien vers son application, un login et un mot de passe. C’est fait.

Vous pouvez rencontrer l’un des problèmes suivants.

• La liste des professeurs est vide ou ne contient pas le professeur : vous n’avez pas fait convenablement l’étape 1. Vérifiez, corrigez ET RECONNECTEZ-VOUS.
• Un message d’erreur s’affiche lors de la création de la connexion : vous avez probablement omis de saisir l’email du professeur à l’étape 1.

Vous souhaitez maintenant supprimer la connexion.

• Revenez dans le menu ‘Gérer les cours’ et affichez la liste
• Sélectionnez à nouveau le ou les cours que votre professeur encadre, et choisir maintenant le bouton « Supprimer la connexion ». C’est fait. Aucun email n’est envoyé.

Vous devez effectuer des remboursements à la suite de différents événements : déménagement, maladie, accident, …
Comment les gérer et les suivre dans e-clubs ?
Voici les étapes.

• Mettre en place la politique de remboursement
• Appliquer les remises
• Rembourser le trop-perçu

Mettre en place la politique de remboursement

Il y a deux façons de procéder (ou les deux combinées) :

• Vous pouvez décider d’appliquer un abattement en % en fonction du moment où la demande est faite, sur tout ou partie de la cotisation. Par exemple, 30% par trimestre non effectué sur le montant hors licence
• Vous pouvez appliquer des montants fixes : 50€ par trimestre non effectué

Dans le premier cas, enregistrez des « taux de remise » dans Paramètres(Expert), Tarif, Taux de remise.
Dans le second cas, enregistrez des « produits » dans Paramètres(Expert), Tarif, Tous les produits. Entrez un montant négatif

Appliquer une « remise » sur une cotisation

Ouvrez la cotisation concernée.
Puis, pour appliquer un taux de remise :
– sélectionnez les produits (éléments de prix) sur lesquels s’applique le taux,
– bouton « + code remise »
Ou bien, pour appliquer un produit de remise,
– appuyez sur le bouton « + produit »
– choisissez le produit de remise

Effectuez le remboursement

Dans les 2 cas, l’opération précédente a fait apparaître un excédent de paiement que vous devez rembourser.
Appuyez tout simplement sur le bouton Financiers/Rembourser et suivez la procédure.
C’est fait !

L’ouverture d’une saison se fait en 3 temps :

• La clôture de la saison précédente
• L’intersaison
• L’ouverture de la nouvelle saison

La clôture de la saison précédente

Préalablement à la clôture d’une saison vous devez effectuer les traitements suivants :

• Traiter toutes les notifications qui s’affichent dans votre page d’accueil de .su
• Mettre les soldes adhérents à zéro. À défaut, ces soldes seront reportés
• Faire la remise de tous les bordereaux en cours et en particulier forum1901. Ceux-ci ne seront plus accessibles

Une fois ces tâches terminées, faites Menu/GERER LA SECTION/Clôturer la saison.
Vous devez alors vous reconnecter.
Vous êtes maintenant dans la saison +1 en mode intersaison.

L’intersaison

Pendant l’intersaison, vous devez effectuer les traitements et vérifications suivants.

• Vous devez mettre à jour votre tarif
• Vous devez mettre à jour vos cours
• Vous devez mettre à jour votre site d’inscription en ligne : dates d’ouverture, textes, modalités, …

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez ouvrir la nouvelle saison : faites Menu/GERER LA SECTION/Ouvrir la saison
L’ouverture de la saison effectue les traitements suivants :

• Report des permanents (Dirigeants, arbitres, entraineurs)
• Génère les cours et les séances

Relativement aux inscriptions en ligne :

• Place toutes les inscriptions non abouties en contacts (séance d’essai). Une invitation est lancée.
• Archive et purge la liste des prospects

La fourniture des photos d’identité n’est pas obligatoire lors de l’inscription en ligne.
Refuseriez-vous d’inscrire une personne parce qu’elle a oublié d’apporter sa photo ?
e-clubs ne vous incite pas à le faire.

Cette facilité pour les adhérents a son revers : une lourde charge pour solliciter, obtenir voire scanner les photos manquantes.

Pour relancer les adhérents et automatiser la mise à jour des fiches, voici comment procéder :

• Dans le menu « Gestion des Cotisations », faites apparaître la colonne aPhoto
• Sélectionnez toutes les lignes pour lesquelles aPhoto=0 (photos manquantes)
• Sélectionnez le menu « Email »/ »Demandes d’information »
• Choisissez la campagne « Collecte de photos »

Les adhérents vont recevoir un mail les invitant à fournir une photo par l’intermédiaire d’un lien.
La photo ainsi collectée sera placée automatiquement dans la fiche de l’adhérent.

Sachez que le processus utilisé est le même que pour l’inscription en ligne.
Un événement est créé (Collecte de photos) que vous trouverez dans votre liste d’événements

Bonne collecte

Comment tester son tarif :

1. Créez un nouvel adhérent (test)
2. Dans sa fiche cotisation, positionnez les paramètres d’adhésion (type de pratique, etc…)
3. Appuyez sur « Appliquer tarif »
4. Vérifiez les montants
5. Supprimez les éléments insérés (Tableau Élément de prix : Sélectionnez toutes les lignes, puis Croix rouge)
6. Recommencez 2 avec de nouveaux paramètres 

La liste vide qui s’affiche c’est la liste des adhérents de votre nouvelle saison. C’est normal qu’elle soit vide :

lors de l’ouverture de la saison, vous n’avez pas choisi l’option de report. Aucun souci. Voici comment procéder pour réabonner les anciens :

• changez le critère de saison dans la partie supérieure de l’écran « Gérer les cotisations ». Renseignez la saison précédente. Faites rechercher.
• vous retrouvez alors votre liste de la saison précédente, sélectionnez l’adhérent à renouveler et ouvrez sa fiche « Cotize ++ »
• Vous avez créé une fiche pour la nouvelle saison. Renseignez-la. Elle apparaîtra désormais dans la liste des adhérents de cette saison.

Il arrive que suite à une mise à jour d’e-clubs, souvent quand une page e-clubs est encore dans la mémoire du navigateur (Chrome, ….) et lors de la connexion, vous recevez une Erreur 500 faisant état de problèmes serveur.

NON ! Il n’y a pas de problèmes sur le serveur mais dans le cache de votre navigateur.

La procédure est simple : il faut vider les fichiers et images en cache de votre navigateur.
Pour le faire, cherchez « Comment vider le cache de Chrome ».

Une fois le cache vidé, reconnectez-vous.

Pour éviter le problème, fermez les onglets e-clubs de votre navigateur quand vous ne l’utilisez pas.

Ce problème est connu.
Il arrive quand on ouvre plusieurs fois la fiche du même adhérent dans des fenêtres ou onglets différents.
Une fiche est mise à jour, l’autre non. Les restes dus sont donc différents. Malheureusement, si on sauvegarde la fiche qui n’est pas à jour en dernier, son reste dû (faux donc) est enregistré dans la base de données, créant l’écart constaté.

COMMENT RÉGLER CE PROBLÈME
Si vous avez remis les chèques en banque, ce n’est plus possible.
Sinon,
– supprimez tous les chèques de la fiche
– supprimez tous les éléments de prix de la fiche
– supprimez la fiche elle-même
puis, recommencez la saisie.

Toutes nos excuses pour ce dysfonctionnement inhérent à notre approche multi-onglets.

Lorsqu’on a saisi une cotisation et qu’on souhaite demander le paiement à l’adhérent, (Financiers/Demande de paiement du solde), l’adhérent peut-il payer en ligne en plusieurs fois comme lors de l’inscription ?

Oui, cette fonction est disponible.
Elle doit être activée et paramétrée par nos soins (voir notre charte). Cette mise en place comprend :

• Téléréunion de cadrage
• Paramétrage
• Téléformation

Adressez-nous un mail en nous indiquant :
– votre code d’accès (exemple 99001-Add.su)
– le délai d’activation demandé
– quelques disponibilités pour la téléréunion de cadrage

Le paramétrage standard définit :
– 3 mensualités différées égales (4 paiements)
– un 1er paiement au comptant de 40% du montant dû
– aucune échéance ne peut être inférieure à 50 € (Env//E_Transactions@montantMinimalEcheance)

On peut accéder à la plupart des informations de saisons passées en utilisant le programme « Gérer les cotisations (expert) » et en spécifiant le critère de saison.
Le tableau fourni contient les données de la saison en question.

En revanche, non, vous ne pouvez pas ouvrir cette fiche. Seule la fiche de la saison courante est accessible.

Si vous avez un besoin particulier ou ponctuel, n’hésitez pas à nous contacter : il y a certainement une solution.

Oui, voici ce qu’il faut faire.

• Créez un mail type qui porte le nom du mail à surcharger.
  

  NOTA : il y a une FAQ qui vous explique comment procéder.

Les mails qui sont surchargeables sont les suivants :

• AttestationPaiement : Attestation avec ses règlements
• AttestationSimple : Attestation sans ses règlements
• CarteAdherentVerticale : Carte Adhérent Format carte verticale
• Facture : Facture de cotisation
• FacturePersonne : Facture émise du module comptable
• FacturePersonneDon : Facture de don
• mailIdentifiantsEClubs-Famille : Envoi des identifiants pour accéder à l’appli Famille

Ce que vous appelez ‘créneau horaire’ correspond aux cours dans e-clubs.

Oui, vous pouvez limiter le nombre de personnes dans un cours.

Dans le module d’inscriptions en ligne, les cours proposés dépendent de la catégorie d’âge et du type de pratique choisi.

Supposons que vous ayez 3 catégories d’âge : les enfants, les adolescents et les adultes et que vous proposiez deux types de pratique : loisir et compétition par exemple.

Vous avez les créneaux horaires suivants :

• Mardi 17h30/19h00 Enfants 20 places max
• Mardi 19h00/20h30 Adolescents 25 places max
• Mardi 20h30/22h30 Adultes 22 places max
• Vendredi 17h30/19h00 Enfants 20 places max
• Vendredi 19h00/20h30 Adolescents 25 places max
• Vendredi 20h30/22h30 Adultes 22 places max
• Samedi 13h00/16h00 Adulte Loisir 22 places max

Voici la démarche à suivre :

• Ouvrez Tous les paramètres (Expert), onglet Tarif
• Créez les 3 catégories d’age et la catégorie sportive associée : U0-U12 Enfant , U13-U17 Ado, U18-U99 Senior
• Ajoutez les 2 types de pratique : L Loisir, C Compétition

Pour créer les cours, il faut savoir que, dans l’inscription en ligne, e-clubs va calculer automatiquement la catégorie d’âge (fonction de la date de naissance : Enfant, Ado, Senior), va ensuite proposer le choix entre les différents types de pratique (C ou L) et enfin proposer la liste des cours dont le code cours commence par le code de catégorie d’âge, suivi du code de type de pratique.

Il faut donc codifier soigneusement les cours :

• Dans l’onglet cours, créez les cours (dans l’ordre de l’exemple)  : Enfant-C1, Ado-C1, Senior-C1, Enfant-C2, Ado-C2, Senior-C2, Senior-L1.
• Ayez soin pour chaque cours de bien renseigner le libellé et  le champ ‘Nombre maximal d’élèves’

Bon paramétrage.

Nombre d’emails et fréquence d’envoi

e-clubs envoie vos mails par votre passerelle SMTP, celle de votre fournisseur de messagerie (Tous les paramètres/Paramètres techniques/SMTP). Le nombre d’emails et la fréquence d’envoi dépendent donc de ce fournisseur. Il y a toujours des limites, mais elles sont rarement documentées. Il y a 2 types de limites : un nombre de mails par jour et une fréquence (par heure, par quart d’heure). Si vous dépassez les limites, vos mails ne sont pas envoyés. Vérifiez toujours vos envois (Grand menu, Recherchez des mails).

Pouvons-nous nous affranchir de ces limites ?

On peut trouver des offres commerciales de serveur SMTP. Nous en connaissons une sur le papier qui ne demande aucun travail d’intégration : Amazon SES. Si vous l’essayez, faites-nous part de vos retours d’expérience. Faites-nous en connaître d’autres !

Si vous utilisez d’autres solutions (Brevo, Mailchimp…), nous pouvons les intégrer. Contactez-nous.

Combien ça coûte ?

E-clubs envoie les SMS via un prestataire (spot-hit), qui les facture.
Le coût dépend beaucoup des volumes et se situe entre 2 et 7 cts.

Comment activer la fonctionnalité

Seuls nos services peuvent activer cette fonctionnalité.
Il faut donc nous faire une demande.

Une fois activée, paramétrez

Dans le champ fax (ou portable s’il existe), entrez le numéro de portable de votre association.

Achetez des crédits

Reportez-vous à la question « Comment acheter des crédits SMS ? »

Comment envoyer des SMS ?

À partir de votre liste d’adhérents, vous avez la fonction d’envoi de SMS.
Le programme d’envoi vérifie la fiche client.
Si un numéro de portable est indiqué, alors le SMS est envoyé via une passerelle avec notre prestataire.
S’il n’y a pas de portable, un mail est adressé à la place, attention, sans notification.

On peut accéder à la liste des envois de la même manière que pour les mails : rendez-vous dans « Mails et SMS envoyés ».
On reconnait les SMS car le serveur est du type Ma-Section.SMS

Dans l’environnement de test, la logique est la même, sauf qu’au moment d’envoyer le SMS, e-clubs substitue le numéro de portable par celui de la section. Il faut donc impérativement le renseigner.

Y a-t-il des limites ?

La taille maximum d’un message est de 100 caractères environ. On ne peut pas donner un nombre exact car de nombreux caractères comptent double. Si vous dépassez la limite, le texte sera tronqué.

Le nombre de SMS est aussi limité : il dépend des conditions d’activation.

Procédure pour paramétrer l’envoi des mails dans e-clubs avec gmail

Pour paramétrer l’envoi de mail avec votre compte SMTP, suivez ce guide.

Vous pouvez créer des mails type pour échanger avec vos adhérents.
Voici comment procéder :

• Connectez-vous avec le compte XXX-YYYY.su
• Ouvrez « Paramètres techniques », onglet « emails type »
• Bouton Nouveau
• Entrez les textes de votre email type, vous pouvez utiliser des variables de type ${nom}, ${prenom}
• Sauvegardez

À votre prochaine connexion, votre email type sera disponible dans la liste déroulante de la boîte de dialogue d’envoi d’emails.

Il arrive que suite à une mise à jour d’e-clubs, souvent quand une page e-clubs est encore dans la mémoire du navigateur (Chrome, ….) et lors de la connexion, vous recevez une Erreur 500 faisant état de problèmes serveur.

NON ! Il n’y a pas de problèmes sur le serveur mais dans le cache de votre navigateur.

La procédure est simple : il faut vider les fichiers et images en cache de votre navigateur.
Pour le faire, cherchez « Comment vider le cache de Chrome ».

Une fois le cache vidé, reconnectez-vous.

Pour éviter le problème, fermez les onglets e-clubs de votre navigateur quand vous ne l’utilisez pas.

La base de test (www.e-clubs.fr/clubsEcole) a les particularités suivantes :

• Il n’y a pas de sauvegarde des données. Mettez-y seulement des données de tests.
• Elle contient la toute dernière version, justement en cours de test. Attention ! celle-ci peut présenter quelques anomalies que nous allons  corriger dans les jours qui viennent. N’hésitez pas à nous prévenir si vous tombez sur un os !
• Elle peut être suspendue pour mise à jour. Cette suspension peut intervenir à toute heure et dure en moyenne une dizaine de minutes. Vous ne recevez aucune alerte 🙁 Alors, un peu de patience.
• Aucun email ne sort ! E-clubs n’adresse pas les emails aux destinataires réels, mais les redirige vers l’email de correspondance de votre club. Ceci pour éviter d’adresser des emails de test par erreur à vos adhérents. Ils n’en comprendraient pas la portée. Pensez à mettre à jour votre email de correspondance
• Les paiements se font via un simulateur de paiement. Ça ressemble aux pages de paiement, ça fonctionne comme le site de paiement mais ça ne débite jamais personne. Vous pouvez entrer de vrais numéros de carte bancaire ou utiliser la carte fictive : 1111 2222 3333 4444 qui expire en décembre de l’année en cours avec le code de validation 123.

Vous pouvez utiliser la base de test dans les contextes suivants :

• Évaluer l’application avant de commencer à l’utiliser
• Former vos équipes à son utilisation
• Participer à nos campagnes de test. Merci de vous porter candidat.

Bons tests à tous !

Pour faire les renouvellements en ligne, vous devez avoir :

• mis à jour votre tarif aux conditions et prix de la nouvelle saison,
• préparé votre ‘site d’inscription’ à l’aide du module d’événements. Consultez la documentation pour concevoir et mettre en ligne votre interface d’inscription,
• inséré le lien de l’interface d’inscription dans votre site, vos réseaux sociaux ou vos mails (vous trouverez le lien dans le concepteur d’événement),
• archivé l’occurrence de l’année passée, le cas échéant.

Ceci fait, vous êtes prêt à ouvrir le service à vos adhérents. Nota : il n’est pas nécessaire d’ouvrir la nouvelle saison pour inviter vos adhérents ; il faudra l’ouvrir avant de finaliser les inscriptions (voir plus bas).

La première étape consiste à inviter vos adhérents à souscrire en ligne.

• Ouvrez votre événement en gestion
• Importez dans votre liste d’invitation les adhérents que vous souhaitez solliciter (Tous ou par sélection)
• Sélectionnez tout ou partie de vos invités, et envoyez les invitations. Vos adhérents vont recevoir l’email d’invitation et vont pouvoir s’inscrire

Gérez les inscriptions et les paiements

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes.

• Faire des relances auprès de tout ou partie de vos invités
• Enregistrer les paiements pour ceux qui n’ont pas choisi le paiement en ligne

Finaliser les inscriptions

Vous pouvez finaliser les inscriptions et les basculer dans le module adhérents.

Attention ! Vous devez avoir ouvert la nouvelle saison sans quoi les inscriptions vont se répertorier dans la saison passée.

• Sélectionnez les inscrits (a priori, ceux qui se sont inscrits complètement, mais ce n’est pas une obligation)
• Transformez-les en cotisations. Vous récupérez alors les données dans le module Adhérent. C’est à ce moment que se font les reports de la saison précédente : licence, photo, etc. Bien sûr, il ne sera plus possible de modifier l’inscription du module Événement.

Comment tester son tarif :

1. Créez un nouvel adhérent (test)
2. Dans sa fiche cotisation, positionnez les paramètres d’adhésion (type de pratique, etc…)
3. Appuyez sur « Appliquer tarif »
4. Vérifiez les montants
5. Supprimez les éléments insérés (Tableau Élément de prix : Sélectionnez toutes les lignes, puis Croix rouge)
6. Recommencez 2 avec de nouveaux paramètres 

Nous vous recommandons d’utiliser l’éditeur notepad++ (https://notepad-plus-plus.org/downloads/) et d’installer l’extension XML Tools.
Vous avez un confort d’édition avec la syntaxe colorée et êtes ainsi assuré de ne pas faire de fautes de syntaxe.

Dans certains attributs, nous vous demandons de fournir un texte html.
Par exemple, les textes d’emails ou des textes apparaissant à l’écran.
C’est une version simplifiée d’HTML : seules certaines balises sont autorisées.
De plus, les balises doivent être placées entre crochets [] et non entre <> pour ne pas rentrer en conflit avec XML.

Pour accomplir cette tâche nous vous suggérons d’utiliser un éditeur html en ligne (par exemple : https://htmled.it/editeur-html/)
Une fois votre texte mis en forme, copiez-le dans Notepad++, remplacez les < par [ et les > par ]
Copiez le résultat dans l’attribut XML correspondant.

Voici quelques indications.

Pour insérer une image (ne pas utiliser dans les emails) : [img src=’https://www.votre-site.fr/images/photo.jpg’ alt= » /]
Pour insérer un lien : [a href=’https://www.votre-site.fr/’ target=’_BLANK’]Cliquez ici[/a]

Bonne chance !

Il arrive que suite à une mise à jour d’e-clubs, souvent quand une page e-clubs est encore dans la mémoire du navigateur (Chrome, ….) et lors de la connexion, vous recevez une Erreur 500 faisant état de problèmes serveur.

NON ! Il n’y a pas de problèmes sur le serveur mais dans le cache de votre navigateur.

La procédure est simple : il faut vider les fichiers et images en cache de votre navigateur.
Pour le faire, cherchez « Comment vider le cache de Chrome ».

Une fois le cache vidé, reconnectez-vous.

Pour éviter le problème, fermez les onglets e-clubs de votre navigateur quand vous ne l’utilisez pas.

Comme le texte du message l’indique, vous avez abandonné l’inscription au moment du paiement.
En effet, dès qu’on rentre dans la page de paiement, e-clubs se met en attente d’une réponse du Crédit Agricole : l’adhérent a-t-il payé ou non ?
On met fin à cette attente quand :

• on reçoit l’acquittement du paiement du Crédit Agricole,
• OU l’utilisateur change d’étape (retour en arrière, payer autrement, etc…)
• OU enfin, après 4 à 5 heures d’attente sans nouvelles.

Il suffit donc d’attendre ce délai pour tenter l’inscription à nouveau.

Lorsqu’on a saisi une cotisation et qu’on souhaite demander le paiement à l’adhérent, (Financiers/Demande de paiement du solde), l’adhérent peut-il payer en ligne en plusieurs fois comme lors de l’inscription ?

Oui, cette fonction est disponible.
Elle doit être activée et paramétrée par nos soins (voir notre charte). Cette mise en place comprend :

• Téléréunion de cadrage
• Paramétrage
• Téléformation

Adressez-nous un mail en nous indiquant :
– votre code d’accès (exemple 99001-Add.su)
– le délai d’activation demandé
– quelques disponibilités pour la téléréunion de cadrage

Le paramétrage standard définit :
– 3 mensualités différées égales (4 paiements)
– un 1er paiement au comptant de 40% du montant dû
– aucune échéance ne peut être inférieure à 50 € (Env//E_Transactions@montantMinimalEcheance)

Vous souhaitez offrir la possibilité au public de s’inscrire en ligne pour les séances d’essai que vous organisez.
Voici quelques possibilités de le faire avec e-clubs.

Quelques idées en préalable

Dans le cadre du Forum, préparez une affichette en imprimant un QR code contenant le lien vers le site d’inscription.
(Il y a de nombreux sites en ligne qui vous proposent de générer ce QR code. Récupérez le lien dans ‘Paramétrer’ les inscriptions, et collez-le dans l’outil)
Les gens flashent le QR code et accèdent directement à l’inscription.
En quelques secondes, sans mobiliser de ressources du stand, ils vont faire la démarche à partir de leur téléphone.

La solution la plus simple à mettre en place

Nous supposons ici que vous avez déjà paramétré votre site d’inscription en ligne.
Voici la démarche pour y ajouter la possibilité de s’inscrire à une séance d’essai.

• Allez dans « Paramétrer les inscriptions en ligne »
  • Activez l’étape « Rendez-vous »
  • Choisissez la variante « Séance d’essai »
  • Ajoutez un texte d’accompagnement
  • Allez dans l’étape « Paiement »
  • Adaptez le texte d’accompagnement
  • Adaptez aussi les textes des emails. En particulier, vous pouvez utiliser les variables #{Ins_RendezVous} #{rendezVous} #{#ref#rendezVous}
• Allez maintenant dans « Tous les paramètres(expert) » pour renseigner le tableau des séances
  • Entrez dans l’onglet « Permanences »
  • Renseignez le tableau comme suit :
    • Vous devez avoir une ligne avec code « aucun », c’est la valeur par défaut. Entrez un court texte comme « Je ne souhaite pas de séance d’essai »
    • Entrez autant de lignes que vous avez de propositions de séances
    • Dans la colonne aide, entrez un court texte en n’oubliant pas de préciser le lieu, l’heure de la séance. Vous pouvez insérer des balises de formatage HTML entre crochets comme [b] [br] en respectant la syntaxe HTML

C’est prêt.
Les nouveaux adhérents vont pouvoir s’inscrire à une séance d’essai. Leur inscription s’arrêtera là temporairement.
Les anciens, eux, sauteront cette étape.

Comment gérer les inscriptions aux séances d’essai

Les personnes se sont inscrites à vos séances d’essai. Mais, comment en effectuer le suivi ?

Tout se passe autour de la liste des inscrits (Menu : « Gérer les inscrits »). Voici quelques indications :

• Affichez la colonne « Créneau choisi » en plaçant le curseur sur la ligne d’entête du tableau des inscrits (blocs bleus). Faites alors clic droit, Colonnes, et cochez « Créneau choisi »
• Comme dans Excel, vous pouvez trier le tableau en cliquant sur l’entête de colonne
• Vous pouvez aussi grouper par créneau : curseur sur l’entête de la colonne, clic droit, grouper
• Vous pouvez exporter en format Excel la sélection que vous avez faite (par exemple, tout un groupe)
• Vous pouvez exporter TOUT en format excel en utilisant le bouton « Export des inscrits »

Vous trouvez cette inscription aux séances d’essai trop lourde

Il se peut que la procédure d’inscription soit un peu lourde, surtout si vous avez sélectionné toutes les possibilités : RGPD, données personnelles complètes, Parents, Choix de l’activité.
Vous craignez à juste titre que cela ne rebute les candidats à l’adhésion.
Alors, voici une proposition pour alléger le scénario : nous allons créer un lien spécifique pour l’inscription aux séances d’essai.
Nous n’y mettrons que le strict nécessaire.
Suivez le guide.

• Activez le site « Séances d’essai » par le menu « Activer les inscriptions en ligne ». Lors de la première exécution de cet assistant, cliquez sur le petit bouton RAZ pour charger les données par défaut.
• Déroulez l’assistant en lisant attentivement les textes d’aide qui vous aideront à mieux comprendre le système d’événements
• Sur la dernière page (FIN), testez une inscription à une séance d’essai et notez les changements de texte que vous souhaitez apporter (textes à gauche et textes des mails échangés
• Revenez à l’assistant, et choisissez le bouton « Ouvrir le concepteur de site … »
• Dans le concepteur de site, commencez par changer le type de paramétrage en « via l’interface graphique »
• Puis, allez dans l’onglet « Page d’accueil », adaptez le texte.
• Ensuite, allez dans l’onglet « Navigation ». Ici, les seules pages qui sont activées sont « Coordonnées », « Rendez-vous » et « Fin ». Dans chacune de ces pages, adaptez les textes d’accompagnement.
• Enfin, allez dans l’onglet « Paramétrer les email ». Ici, les seuls mails activés sont « Invitation publique » (mail fournissant à l’adhérent son identifiant) et « Promesse » (mail de confirmation d’inscription). Adaptez les textes du sujet et du corps des emails.
• Sauvegarder avec la disquette bleue

Comment gérer les inscriptions et la transition vers l’adhésion définitive

Les inscriptions se gèrent par l’événement « S-xxxxxxx ».
Depuis la dernière page de l’assistant, cliquez sur le bouton « Ouvrir le mode gestion… », (ou depuis le menu « Liste des événements », affichez la liste, sélectionnez notre événement et ouvrez-le.)
Les inscriptions se gèrent comme expliqué ci-dessus.
Mais que se passe-t-il une fois la séance d’essai effectuée ?
Eh bien, voici ce que nous suggérons.
Incitez les candidats à s’inscrire en les sélectionnant et en les transférant dans l’événement d’adhésion (celui qui commence par I). Utilisez à cette fin le bouton « Transférer » et choisissez l’événement d’adhésion.
Le candidat va alors recevoir une invitation à s’inscrire avec les mêmes identifiants que pour les séances d’essai.
Il déroulera alors l’assistant d’adhésion en payant en fin de parcours.

Bon paramétrage, n’hésitez pas à nous consulter pour une assistance.

Ce que vous appelez ‘créneau horaire’ correspond aux cours dans e-clubs.

Oui, vous pouvez limiter le nombre de personnes dans un cours.

Dans le module d’inscriptions en ligne, les cours proposés dépendent de la catégorie d’âge et du type de pratique choisi.

Supposons que vous ayez 3 catégories d’âge : les enfants, les adolescents et les adultes et que vous proposiez deux types de pratique : loisir et compétition par exemple.

Vous avez les créneaux horaires suivants :

• Mardi 17h30/19h00 Enfants 20 places max
• Mardi 19h00/20h30 Adolescents 25 places max
• Mardi 20h30/22h30 Adultes 22 places max
• Vendredi 17h30/19h00 Enfants 20 places max
• Vendredi 19h00/20h30 Adolescents 25 places max
• Vendredi 20h30/22h30 Adultes 22 places max
• Samedi 13h00/16h00 Adulte Loisir 22 places max

Voici la démarche à suivre :

• Ouvrez Tous les paramètres (Expert), onglet Tarif
• Créez les 3 catégories d’age et la catégorie sportive associée : U0-U12 Enfant , U13-U17 Ado, U18-U99 Senior
• Ajoutez les 2 types de pratique : L Loisir, C Compétition

Pour créer les cours, il faut savoir que, dans l’inscription en ligne, e-clubs va calculer automatiquement la catégorie d’âge (fonction de la date de naissance : Enfant, Ado, Senior), va ensuite proposer le choix entre les différents types de pratique (C ou L) et enfin proposer la liste des cours dont le code cours commence par le code de catégorie d’âge, suivi du code de type de pratique.

Il faut donc codifier soigneusement les cours :

• Dans l’onglet cours, créez les cours (dans l’ordre de l’exemple)  : Enfant-C1, Ado-C1, Senior-C1, Enfant-C2, Ado-C2, Senior-C2, Senior-L1.
• Ayez soin pour chaque cours de bien renseigner le libellé et  le champ ‘Nombre maximal d’élèves’

Bon paramétrage.

Vous êtes dans la situation suivante

Vous recevez un email vous indiquant qu’un paiement sur Internet revient en erreur.
Il s’agit sans doute d’un paiement en plusieurs fois dont une échéance n’a pas pu aboutir.
Cela peut être dû à une insuffisance de montant sur le compte de l’adhérent, la date de validité a expiré, la carte a été mise en opposition.

Quelle conséquence cela a-t-il ?

Il y a 2 conséquences.
La première est évidente, l’adhérent n’a pas honoré son engagement, sa cotisation n’est donc pas payée.
La seconde, c’est que le contrat de prélèvement est rompu. Les échéances suivantes ne seront pas tentées.
Bref, c’est le restant dû qu’il convient de recouvrer.

Que faire ?

e-clubs ne relance pas automatiquement.
Vous devez donc recouvrer les sommes dues.
Ici, vous avez 2 possibilités.

• Vous pouvez envoyer une demande de paiement du solde, le paiement étant à faire par CB
• Vous gérez la situation par vous-même : téléphone, mail. Vous enregistrerez alors le paiement soit dans le module cotisation, soit dans le module Inscriptions.

Et pour envoyer une demande de paiement sur internet, voici comment procéder :

• Ouvrez la fiche Inscription grâce aux références lues sur l’email reçu
• Sélectionnez le règlement. Son montant doit correspondre au montant à recouvrer
• Bouton « Demande de paiement sur Internet »
• Dans la boîte de saisie, entrez un texte court d’explication (qui viendra en référence de la demande)
• Validez

L’adhérent reçoit alors un mail avec un lien de paiement. Au clic de ce lien, il sera dirigé vers la page de paiement habituelle.
Lorsqu’il aura payé, le crédit viendra sur la fiche cotisation comme si le prélèvement initial avait été réussi.
(Sauf que l’adhérent perd l’étalement de sa dette)

Bon à savoir : l’adhérent reçoit aussi automatiquement un mail d’explication avec le lien de paiement du solde.

Description du problème

Il arrive souvent hélas que les mails envoyés en masse n’arrivent pas à leurs destinataires et même provoquent un blocage de tout l’envoi.
Voici pourquoi : les FAI, fournisseurs de boîte mail mettent en place des filtres antispams pour bloquer un trafic qui représente 80% du trafic. Sans ces filtres, nos boites seraient si remplies que nous ne pourrions les utiliser.
Malheureusement, chaque fournisseur a sa logique de détection.
Il est presque impossible de prouver la régularité de nos envois.

Comment ça marche

• e-clubs compose un message selon vos instructions données dans l’interface
• puis, e-clubs envoie ce message à votre passerelle SMTP, celle que vous avez paramétrée dans Paramétrage/SMTP
• cette passerelle va contacter un à un les FAI de vos destinataires pour leur transmettre le message, charge à eux de le délivrer.

Ce mécanisme a comme corollaires :

• c’est votre passerelle SMTP et son adresse IP qui sont connues des autres FAI, pas celle de notre serveur e-clubs
• La réputation de cette IP peut être corrompue et conduire à un blacklistage ou un greylistage (temporaire) à la suite d’événements dont vous n’êtes pas conscient
• L’équipe d’e-clubs ne peut rien en cas de problème. C’est auprès de votre FAI qu’il faut examiner la situation

Diminuez le risque en respectant ces quelques règles simples

• Authentifiez votre domaine via votre DNS : Vérifiez que vos enregistrements SPF, DKIM et DMARC sont actifs dans vos réglages DNS. C’est votre carte d’identité numérique.
• Nettoyez votre liste d’envoi : Supprimez impérativement toutes les adresses qui ont renvoyé une erreur. Les filtres considèrent que vous utilisez des listes pourries achetées sur le dark web
• Individualisez et personnalisez vos messages : En cas d’envoi en masse, il faut impérativement individualiser vos messages. Par exemple, commencez par « ${prenom}, »
• Utilisez un style sobre, éviter les expressions qu’utilisent les démarcheurs : dernière chance avant, profitez, etc…

Vérifiez votre DNS
Si vous utilisez un nom de domaine propre, par exemple monclub.fr, vous devez vérifier votre DNS et le mettre à jour éventuellement.
Vous pouvez utiliser le site : Mail-tester.com

En revanche, si vous utilisez un compte gmail, vous n’avez rien à faire. Mais sachez que vous êtes plus suspects que les autres. Les spammeurs utilisent souvent gmail comme base d’attaque.

Sollicitez-nous
Vous pouvez aussi nous solliciter pour étudier le problème.
Cette étude mobilise nos bénévoles : voir notre charte.

La plateforme e-clubs propose un groupement d’achat de SMS qui permet d’obtenir de meilleurs prix de la part du fournisseur spot-hit.fr.
Le fonctionnement est simple. Basé sur une estimation de consommation, nous achetons une grosse quantité de SMS que vous consommez au gré de vos besoins.

Le coût des SMS est imputé aux associations consommatrices sans aucune marge.

Techniquement, voici comment ça marche.

• Vous créditez un nombre de SMS sur votre association
• À chaque envoi, votre compteur est décrémenté

Procédure d’achat :

– faites un virement à Forum1901 de 27 € par tranche de 500 SMS
– envoyez-nous un email avec la copie de votre virement
– sous 8 jours, nous créditons votre compteur de SMS

Exemple de virement :

Compte à débiter : le vôtre
Compte à créditer : notre IBAN, communiqué sur demande par le formulaire de contact
Montant : 54,00 €
Motif : 2×500 SMS pour 91600-XXXXX

Combien ça coûte ?

E-clubs envoie les SMS via un prestataire (spot-hit), qui les facture.
Le coût dépend beaucoup des volumes et se situe entre 2 et 7 cts.

Comment activer la fonctionnalité

Seuls nos services peuvent activer cette fonctionnalité.
Il faut donc nous faire une demande.

Une fois activée, paramétrez

Dans le champ fax (ou portable s’il existe), entrez le numéro de portable de votre association.

Achetez des crédits

Reportez-vous à la question « Comment acheter des crédits SMS ? »

Comment envoyer des SMS ?

À partir de votre liste d’adhérents, vous avez la fonction d’envoi de SMS.
Le programme d’envoi vérifie la fiche client.
Si un numéro de portable est indiqué, alors le SMS est envoyé via une passerelle avec notre prestataire.
S’il n’y a pas de portable, un mail est adressé à la place, attention, sans notification.

On peut accéder à la liste des envois de la même manière que pour les mails : rendez-vous dans « Mails et SMS envoyés ».
On reconnait les SMS car le serveur est du type Ma-Section.SMS

Dans l’environnement de test, la logique est la même, sauf qu’au moment d’envoyer le SMS, e-clubs substitue le numéro de portable par celui de la section. Il faut donc impérativement le renseigner.

Y a-t-il des limites ?

La taille maximum d’un message est de 100 caractères environ. On ne peut pas donner un nombre exact car de nombreux caractères comptent double. Si vous dépassez la limite, le texte sera tronqué.

Le nombre de SMS est aussi limité : il dépend des conditions d’activation.

Vous pouvez créer des mails type pour échanger avec vos adhérents.
Voici comment procéder :

• Connectez-vous avec le compte XXX-YYYY.su
• Ouvrez « Paramètres techniques », onglet « emails type »
• Bouton Nouveau
• Entrez les textes de votre email type, vous pouvez utiliser des variables de type ${nom}, ${prenom}
• Sauvegardez

À votre prochaine connexion, votre email type sera disponible dans la liste déroulante de la boîte de dialogue d’envoi d’emails.

Oui, voici ce qu’il faut faire.

• Créez un mail type qui porte le nom du mail à surcharger.
  

  NOTA : il y a une FAQ qui vous explique comment procéder.

Les mails qui sont surchargeables sont les suivants :

• AttestationPaiement : Attestation avec ses règlements
• AttestationSimple : Attestation sans ses règlements
• CarteAdherentVerticale : Carte Adhérent Format carte verticale
• Facture : Facture de cotisation
• FacturePersonne : Facture émise du module comptable
• FacturePersonneDon : Facture de don
• mailIdentifiantsEClubs-Famille : Envoi des identifiants pour accéder à l’appli Famille

Pour retrouver la trace d’un paiement fait en ligne à partir du ticket de paiement comme celui-ci :

Prochain prélèvement le 30/10/2020 : 45.00 EUR
Référence commande: eClubs-99001..5544..I-XXX-Foot..XXX-Foot..x.xxxxx
CARTE BANCAIRE
Le 11/09/2020 à 20:14

FORUM 1901
92370 CHAVILLE
1234567
XXXXXX———–
MMAA

00 000 000000000
M DEBIT @

AUTO: 123456

MONTANT = 45.00 EUR
TICKET A CONSERVER

• Relevez le numéro d’inscription (ici : 5544)
• Affichez la liste des inscrits (Menu Événement…/Gérer les inscriptions)
• Triez la liste par la colonne Matricule et pointez celle qui correspond au numéro relevé (ici : 5544)
• Ouvrez la participation et affichez l’onglet « Règlements »
• Votre règlement figure dans la liste. S’il ne s’y trouve pas alors envoyez-nous un mail avec copie du Ticket de règlement

Lorsqu’on a saisi une cotisation et qu’on souhaite demander le paiement à l’adhérent, (Financiers/Demande de paiement du solde), l’adhérent peut-il payer en ligne en plusieurs fois comme lors de l’inscription ?

Oui, cette fonction est disponible.
Elle doit être activée et paramétrée par nos soins (voir notre charte). Cette mise en place comprend :

• Téléréunion de cadrage
• Paramétrage
• Téléformation

Adressez-nous un mail en nous indiquant :
– votre code d’accès (exemple 99001-Add.su)
– le délai d’activation demandé
– quelques disponibilités pour la téléréunion de cadrage

Le paramétrage standard définit :
– 3 mensualités différées égales (4 paiements)
– un 1er paiement au comptant de 40% du montant dû
– aucune échéance ne peut être inférieure à 50 € (Env//E_Transactions@montantMinimalEcheance)

Vous êtes dans la situation suivante

Vous recevez un email vous indiquant qu’un paiement sur Internet revient en erreur.
Il s’agit sans doute d’un paiement en plusieurs fois dont une échéance n’a pas pu aboutir.
Cela peut être dû à une insuffisance de montant sur le compte de l’adhérent, la date de validité a expiré, la carte a été mise en opposition.

Quelle conséquence cela a-t-il ?

Il y a 2 conséquences.
La première est évidente, l’adhérent n’a pas honoré son engagement, sa cotisation n’est donc pas payée.
La seconde, c’est que le contrat de prélèvement est rompu. Les échéances suivantes ne seront pas tentées.
Bref, c’est le restant dû qu’il convient de recouvrer.

Que faire ?

e-clubs ne relance pas automatiquement.
Vous devez donc recouvrer les sommes dues.
Ici, vous avez 2 possibilités.

• Vous pouvez envoyer une demande de paiement du solde, le paiement étant à faire par CB
• Vous gérez la situation par vous-même : téléphone, mail. Vous enregistrerez alors le paiement soit dans le module cotisation, soit dans le module Inscriptions.

Et pour envoyer une demande de paiement sur internet, voici comment procéder :

• Ouvrez la fiche Inscription grâce aux références lues sur l’email reçu
• Sélectionnez le règlement. Son montant doit correspondre au montant à recouvrer
• Bouton « Demande de paiement sur Internet »
• Dans la boîte de saisie, entrez un texte court d’explication (qui viendra en référence de la demande)
• Validez

L’adhérent reçoit alors un mail avec un lien de paiement. Au clic de ce lien, il sera dirigé vers la page de paiement habituelle.
Lorsqu’il aura payé, le crédit viendra sur la fiche cotisation comme si le prélèvement initial avait été réussi.
(Sauf que l’adhérent perd l’étalement de sa dette)

Bon à savoir : l’adhérent reçoit aussi automatiquement un mail d’explication avec le lien de paiement du solde.

L’ouverture d’une saison se fait en 3 temps :

• La clôture de la saison précédente
• L’intersaison
• L’ouverture de la nouvelle saison

La clôture de la saison précédente

Préalablement à la clôture d’une saison vous devez effectuer les traitements suivants :

• Traiter toutes les notifications qui s’affichent dans votre page d’accueil de .su
• Mettre les soldes adhérents à zéro. À défaut, ces soldes seront reportés
• Faire la remise de tous les bordereaux en cours et en particulier forum1901. Ceux-ci ne seront plus accessibles

Une fois ces tâches terminées, faites Menu/GERER LA SECTION/Clôturer la saison.
Vous devez alors vous reconnecter.
Vous êtes maintenant dans la saison +1 en mode intersaison.

L’intersaison

Pendant l’intersaison, vous devez effectuer les traitements et vérifications suivants.

• Vous devez mettre à jour votre tarif
• Vous devez mettre à jour vos cours
• Vous devez mettre à jour votre site d’inscription en ligne : dates d’ouverture, textes, modalités, …

Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez ouvrir la nouvelle saison : faites Menu/GERER LA SECTION/Ouvrir la saison
L’ouverture de la saison effectue les traitements suivants :

• Report des permanents (Dirigeants, arbitres, entraineurs)
• Génère les cours et les séances

Relativement aux inscriptions en ligne :

• Place toutes les inscriptions non abouties en contacts (séance d’essai). Une invitation est lancée.
• Archive et purge la liste des prospects

La liste vide qui s’affiche c’est la liste des adhérents de votre nouvelle saison. C’est normal qu’elle soit vide :

lors de l’ouverture de la saison, vous n’avez pas choisi l’option de report. Aucun souci. Voici comment procéder pour réabonner les anciens :

• changez le critère de saison dans la partie supérieure de l’écran « Gérer les cotisations ». Renseignez la saison précédente. Faites rechercher.
• vous retrouvez alors votre liste de la saison précédente, sélectionnez l’adhérent à renouveler et ouvrez sa fiche « Cotize ++ »
• Vous avez créé une fiche pour la nouvelle saison. Renseignez-la. Elle apparaîtra désormais dans la liste des adhérents de cette saison.