FAQ

Questions fréquentes

Adhérents

Comment créer une connexion pour un professeur (entraineur, encadrant)

Nous supposons que vous avez créé des cours (groupes, équipes) et que vous avez plaçé des adhérents dans ces cours.

Voici comment créer une connexion pour vos professeurs:

  • Commencez par créer une fiche Cotisation pour votre professeur. Le rôle dans la fiche doit obligatoirement être de type ‘entraineur’. Vous devez impérativement saisir un email pour cette fiche
  • Allez ensuite dans le menu ‘Gérer les cours’ et affichez la liste
  • Sélectionnez le ou les cours que votre professeur encadre, et choisir le bouton ‘Affecter un entraineur’. Choisissez votre professeur dans la liste et valider.
  • Sélectionnez à nouveau le ou les cours que votre professeur encadre, et choisir maintenant le bouton « Créer une connexion ». Un email est adressé à votre professeur avec le lien vers son application, un login et un mot de passe. C’est fait.

Vous pouvez rencontrer l’un des problèmes suivants.

  • La liste des professeurs est vide ou ne contient pas le professeur : vous n’avez pas fait convenablement l’étape 1. Vérifiez, corrigez ET RECONNECTEZ VOUS.
  • Un message d’erreur s’affiche lors de la création de la connexion : vous avez probablement omis de saisir l’email du professeur en Etape 1.

Vous souhaitez maintenant supprimer la connexion.

  • Revenez dans le menu ‘Gérer les cours’ et affichez la liste
  • Sélectionnez à nouveau le ou les cours que votre professeur encadre, et choisir maintenant le bouton « Supprimer la connexion ». C’est fait. Aucun email n’est envoyé.
Comment envoyer des SMS ? Comment ça marche ? Comment ça coute ?

Combien ça coûte ?

E-clubs envoie les SMS se fait via un prestataire lequel facture ces SMS.
Le coût dépend beaucoup des volumes et se situe entre 2 et 7 cts.

Comment activer la fonctionnalité

Seuls nos services peuvent activer cette fonctionnalité.
Il faut donc nous faire une demande.

Une fois activé, paramétrez

Dans le champs fax (ou portable s’il existe), entrez le numéro de portable de votre association.

Comment envoyer des SMS ?

A partir de votre liste d’adhérents, vous avez la fonction d’envoi de SMS.
Le programme d’envoi vérifie la fiche client.
Si un numéro de portable est indiqué, alors le SMS est envoyé via une passerelle avec notre prestataire.
S’il n’y a pas de portable, un mail est adressé à la place, attention, sans notification.

On peut accéder à la liste des envois de la même manière que pour les mails : rendez vous dans « Mails et SMS envoyés ».
On reconnait les SMS car le serveur est du type Ma-Section.SMS

Dans l’environnement de test, la logique est la même, sauf qu’au moment d’envoyer le SMS, e-clubs substitue le numéro de portabe par celui de la section. Il faut donc impérativement le renseigner.

Y a-t-il des limites ?

La taille maximum d’un message est de 100 caractères environ. On ne peut pas donner un nombre exact car de nombreux caractères comptent double. Si vous dépassez la limite, le texte sera tronqué.

Le nombre de SMS est aussi limité : il dépend des conditions d’activation.

Comment gérer les remboursements

Vous devez effectuer des remboursements à la suite de différents événements : déménagement, maladie, accident, …
Comment les gérer et le suivre dans e-clubs ?
Voici les étapes.

  • Mettre en place la politique de remboursement
  • Appliquer les remises
  • Rembourser le trop perçu

Mettre en place la politique de remboursement

Il y a deux façons de procéder.(Ou les deux mixées)

  • Vous pouvez décider d’appliquer un abattement en % en fonction du moment où la demande est faite, sur tout ou partie de la cotisation. Par exemple, 30% par trimestre non effectué sur le montant hors licence
  • Vous pouvez appliquer des montants fixes : 50€ par trimestre non effectué

Dans le premier cas, enregistrez des « taux de remise » dans Paramètres(Expert), Tarif, Taux de remise.
Dans le second cas, enregistrez des « produits » dans Paramètres(Expert), Tarif, Tous les produits. Entrez un montant négatif

Appliquer une « remise » sur une cotisation

Ouvrez la cotisation concernée.
Puis, pour appliquer un taux de remise :
– sélectionnez les produits (éléments de prix) sur les quels s’applique le taux,
– bouton « + code remise »
Ou bien, pour appliquer un produit de remise,
– appuyez sur le bouton « + produit »
– choisssez le produit de remise

Effectuez le remboursement

Dans les 2 cas, l’opération précédent a fait apparaître un excédent de paiement que vous devez rembourser.
Appuyez tout simplement sur le bouton Financiers/Rembourser et suivez la procédure.
C’est fait !

Comment ouvrir une nouvelle saison ? Quels reports sont effectués ?

Pour ouvrir une nouvelle saison, choisir l’option de menu ( acessible à .su seulement) : GERER LA SECTION/Créer une nouvelle saison.

Vous avez le choix entre « Pas de report » ou « report ».

Si vous choisissez « Pas de report », votre liste d’adhérents pour la saison sera vide tandis qu’avec « report » tous les adhérents de la saison précédente sont reconduits.

Dans le premier cas, vous créerez vous même les adhérents (Se reporter à la FAQ : » J’ai ouvert une nouvelle saison et il n’y a plus d’adhérents »).

Dans le second cas, vous devrez supprimer ceux qui ne renouvellent pas.

DANS LES DEUX CAS, un report de données se fera d’une saison sur l’autre, en particulier le rôle, le classement, la pratique, le numéro de licence, l’équipe, la photo, etc…

Si votre paramétrage prévoit une formule pour déterminer le cours (Champs ‘cours par défaut’), celle-ci est appliquée, sinon il y a un report depuis la saison précédente.

Comment recueillir facilement les photos des adhérents

La fourniture des photos d’identité n’est pas obligatoire lors de l’inscription en ligne.
Refuseriez-vous d’inscrire une personne parce qu’il a oublié d’apporter sa photo ?
e-clubs ne vous incite pas à le faire.

Cette facilité pour les adhérents a son revers : une lourde charge pour solliciter, obtenir voire scanner les photos manquantes.

Pour relancer les adhérents et automatiser la mise à jour des fiches, voici comment procéder :

  • Dans le menu « Gestion des Cotisations », faites apparaître la colonne aPhoto
  • Sélectionnez toutes les lignes pour lesquelles aPhoto=0 (photos manquantes)
  • Sélectionner le menu « Email »/ »Demandes d’information »
  • Choisissez la campagne « Collecte de photos »

Les adhérents vont recevoir un mail les invitant à fournir une photo par l’intermédiaire d’un lien.
La photo ainsi collectée sera placée automatiquement dans la fiche de l’adhérent.

Sachez que le processus utilisé est le même que pour l’inscription en ligne.
Un événement est créé (Collecte de photos) que vous trouverez dans votre liste d’événements

Bonne collecte

Comment tester son tarif

Comment tester son tarif :

1. Créez un nouvel adhérent (test)
2. Dans sa fiche cotisation, positionnez les paramètres d’adhésion (type de pratique, etc…)
3. Appuyez sur « Appliquer tarif »
4. Vérifiez les montants
5. Supprimez les éléments insérés (Tableau Élément de prix : Sélectionnez toutes les lignes, puis Croix rouge)
6. Recommencez 2 avec de nouveaux paramètres 

ERREUR 500 – ERREUR 500 – ERREUR 500 –

Il arrive que suite à une mise à jour d’e-clubs, souvent qund une page e-clubs est encore dans la mémoire du navigateur (Chrome, ….) et lors de la connexion, vous recevez une Erreur 500 faisant état de problèmes serveur.

NON ! Il n’y a pas de problèmes sur le serveur mais dans le cache de votre navigateur.

La procédure est simple : il faut vider les fichiers et images en cache de votre navigateur.
Pour le faire, tapez « Comment videz le cache de Chrome ».

Une fois le cacje vidé, reconnectez-vous.

J’ai ouvert une nouvelle saison et il n’y a plus d’adhérents

La liste vide qui s’affiche c’est la liste des adhérents de votre nouvelle saison. C’est normal qu’elle soit vide (

lors de l’ouverture de la saison, vous n’avez pas choisi l’option de report). Aucun souci. Voici comment procéder pour réabonner les anciens :

  • changez le critère de saison dans la partie supérieure de l’écran « Gérer les cotisations ». Renseignez la saison précédente. Faites rechercher.
  • vous retrouvez alors votre liste de la saison précédente, sélectionnez l’adhérent à renouveler et ouvrez sa fiche « Cotize ++ »
  • Vous avez créé une fiche pour la nouvelle saison. Renseignez la. Elle apparaîtra désormais dans la liste des adhérents de cette saison.

 

Je n’arrive pas à ouvrir une nouvelle saison.

Lorsque vous tentez d’ouvrir une nouvelle saison, vous obtenez l’un des messages :

  • a)Il y a 154 règlements en attente…

Résolution

a) Il y a des règlements en attente

Vous avez enregistré des chèques ou autres moyens de paiement, mais vous n’avez pas validé les bordereaux de remises correspondants.

  • Allez dans tous les bordereaux en attente
  • Ouvrez chacun des bordereaux listés ici et validez les.
  • Tentez d’ouvrir à nouveau la saison.
Le reste dû d’une fiche adhérent est manifestement faux, pourquoi ?

Ce problème est connu.
Il arrive quand on ouvre plusieurs fois la fiche du même adhérent dans des fenêtres ou onglets différents.
Une fiche est mise à jour, l’autre non. Les restes dûs sont donc différents. Malheureusement, si on sauvegarde la fiche qui n’est pas à jour en dernier, son reste dû (faux donc) est enregistré dans la base de donnée, créant l’écart constaté.

COMMENT REGLER CE PROBLEME
Si vous avez remis les chèques en banques, ce n’est plus possible.
Sinon,
– supprimez tous les chèques de la fiche
– supprimez tous les elements de prix de la fiche
– supprimez la fiche elle-même
puis, recommencez la saisie.

Toutes nos excuses pour ce dysfonctionnement inhérent à notre approche multi-tab.

Peut-on accéder à une fiche cotisations d’une saison passée ?

On peut accéder à la plupart des informations de saisons passées en utilisant le programme « Gérer les cotisations (expert) » et en spécifiant le critère de saison.
Le tableau fourni contient les données de la saison en question.

En revanche, non, vous ne pouvez pas ouvrir cette fiche. Seule la fiche de la saison courante est accessible.

Si vous avez un besoin particulier ou ponctuel, n’hésitez pas à nous contacter : il y a certainement une solution.

Cette fonctionnalité est dans notre liste de développement mais nous ne l’avons pas programmée.

Peut-on changer les textes des emails (attestations, etc… )

Oui, voici ce qu’il faut faire.

  • Créer un mail type qui porte le nom du mail à surcharger.

    NOTA : il y a une FAQ qui vous explique comment procéder.

Les mails qui sont surchargeables sont les suivants :

  • AttestationPaiement : Attestation avec ses règlements
  • AttestationSimple : Attestation sans ses règlements
  • CarteAdherentVerticale : Carte Adhérent Format carte verticale
  • Facture : Facture de cotisation
  • FacturePersonne : Factureémise du module comptable
  • FacturePersonneDon : Facture de don
  • mailIdentifiantsEClubs-Famille : Envoi des identifiants pour accéder à l’appli Famille
Peut-on limiter le nombre d’inscriptions par créneau horaire.

Ce que vous appelez ‘créneau horaire’ correspond aux cours dans e-clubs.

Oui, vous pouvez limiter le nombre de personne dans un cours.

Dans le module d’inscriptions en ligne, les cours proposés dépendent de la catégorie d’age et de le type de pratique choisie.

Supposons que vous ayez 3 catégories d’ages : les enfants, les adolescents et les adultes et que vous proposiez deux types de pratique : loisir et compétition par exemple.

Vous avez les créneaux horaires suivants :

• Mardi 17h30/19h00 Enfants 20 places max
• Mardi 19h00/20h30 Adolescents 25 places max
• Mardi 20h30/22h30 Adultes 22 places max
• Vendredi 17h30/19h00 Enfants 20 places max
• Vendredi 19h00/20h30 Adolescents 25 places max
• Vendredi 20h30/22h30 Adultes 22 places max
• Samedi 13h00/16h00 Adulte Loisir 22 places max

Voici la démarche à suivre :

  • Ouvrez le Tous les paramètres (Expert), onglet Tarif
  • Créez les 3 catégories d’age et la catégorie sportive associé : U0-U12 Enfant , U13-U17 Ado, U18-U99 Senior
  • Ajoutez les 2 types de pratique : L Loisir, C Compétition

Pour créer les cours, il faut savoir que, dans l’inscription en ligne, e-clubs va calculer automatiquement la catégorie d’age (fonction de la date de naissance : Enfant, Ado, Senior), va ensuite proposer le choix entre les différents types de pratique (C ou L) et enfin proposer la liste des cours dont le code cours commence par la code catégorie d’age, suivi de code de type de pratique.

Il faut donc codifier soigneusement les cours :

  • Dans l’onglet cours, créez les cours (dans l’ordre de l’exemple)  : Enfant-C1, Ado-C1, Senior-C1, Enfant-C2, Ado-C2, Senior-C2, Senior-L1.
  • Ayez soin pour chaque cours de bien renseigner le libellé et  le champ ‘Nombre maximal d’élèves’

Bon paramétrage.

 

 

Général

Combien d’emails puis-je envoyer ?

Nombre d’emails et fréquence d’envoi

Le nombre d’emails et la fréquence d’envoi dépend de votre fournisseur de messagerie (paramétrage SMTP).  Il y a toujours des limites mais elles sont rarement documentées. Il y a 2 types de limites : un nombre de mail par jour et une fréquence (par heure, par quart d’heure).  Si vous dépassez les limites, vos mails ne sont pas envoyés. Vérifiez toujours vos envois (Grand menu, Recherchez des mails).

Voici un lien non officiel des serveurs et de leurs limites.

Pour limiter le risque de voir votre compte bloqué par votre fournisseur, e-clubs limite à 15 le nombre d’envois si vous n’avez pas paramétré votre serveur SMTP (non recommandé). Cette limite passe à 50 si vous paramétrez votre serveur SMTP (Tous les paramètres/Paramètres technique/SMTP).

Pouvons-nous nous affranchir de ces limites ?

On peut trouver des offres commerciales de serveur SMTP. Nous en connaissons une sur le papier qui ne demande aucun travail d’intégration :  Amazon SES .  Si vous l’essayez, faites nous part de vos retours d’expérience. Faites nous en connaitre d’autres !

Si vous utiliser d’autres solutions (Sending blue, mail chimp, …), nous pouvons les intégrer. Contacter nous.

Une autre solution en version 39

Enfin, e-clubs se perfectionnera en version 39 (février/mars 2019) pour relever ces limites : les mails sortants seront plaçés dans une file d’attente.  Cette file d’attente sera vidée à la cadence d’un mail toutes les 2 minutes, soit une limite théorique de 720 mails par jour. Cette limite dépassera encore certainement les limites de votre fournisseur (280 chez free.fr, 500 chez Google, OVH, Yahoo).

Mais c’est certainement suffisant pour nos associations.

Alors, suivez nous pour être alertés de la disponibilité et des modalités de mise en place.

 

 

Comment envoyer des SMS ? Comment ça marche ? Comment ça coute ?

Combien ça coûte ?

E-clubs envoie les SMS se fait via un prestataire lequel facture ces SMS.
Le coût dépend beaucoup des volumes et se situe entre 2 et 7 cts.

Comment activer la fonctionnalité

Seuls nos services peuvent activer cette fonctionnalité.
Il faut donc nous faire une demande.

Une fois activé, paramétrez

Dans le champs fax (ou portable s’il existe), entrez le numéro de portable de votre association.

Comment envoyer des SMS ?

A partir de votre liste d’adhérents, vous avez la fonction d’envoi de SMS.
Le programme d’envoi vérifie la fiche client.
Si un numéro de portable est indiqué, alors le SMS est envoyé via une passerelle avec notre prestataire.
S’il n’y a pas de portable, un mail est adressé à la place, attention, sans notification.

On peut accéder à la liste des envois de la même manière que pour les mails : rendez vous dans « Mails et SMS envoyés ».
On reconnait les SMS car le serveur est du type Ma-Section.SMS

Dans l’environnement de test, la logique est la même, sauf qu’au moment d’envoyer le SMS, e-clubs substitue le numéro de portabe par celui de la section. Il faut donc impérativement le renseigner.

Y a-t-il des limites ?

La taille maximum d’un message est de 100 caractères environ. On ne peut pas donner un nombre exact car de nombreux caractères comptent double. Si vous dépassez la limite, le texte sera tronqué.

Le nombre de SMS est aussi limité : il dépend des conditions d’activation.

Comment paramétrer SMTP pour un compte GMAIL

Procédure pour paramétrer l’envoi des mails dans e-clubs avec gmail

Pour paramétrer l’envoi de mail avec votre compte SMTP, suivez ce guide.

Créer des mails type dans e-clubs

Vous pouvez créer des mails type pour échanger avec vos adhérents.
Voici comment procéder :

  • Connecter vous avec le compte XXX-YYYY.su
  • Ouvrez « Paramètres techniques », onglet « emails type »
  • Bouton Nouveau
  • Entrez les textes de votre email type, vous pouvez utiliser des variables de type ${nom}, ${prenom}
  • Sauvegarder

A votre prochaine connexion, votre email type sera disponible dans la liste déroulante de boite de dialogue d’envoi d’emails.

ERREUR 500 – ERREUR 500 – ERREUR 500 –

Il arrive que suite à une mise à jour d’e-clubs, souvent qund une page e-clubs est encore dans la mémoire du navigateur (Chrome, ….) et lors de la connexion, vous recevez une Erreur 500 faisant état de problèmes serveur.

NON ! Il n’y a pas de problèmes sur le serveur mais dans le cache de votre navigateur.

La procédure est simple : il faut vider les fichiers et images en cache de votre navigateur.
Pour le faire, tapez « Comment videz le cache de Chrome ».

Une fois le cacje vidé, reconnectez-vous.

Quelles sont les caractéristiques de la base de test ? Comment puis-je l’utiliser ?

La base de test (www.e-clubs.fr/clubsEcole) a les particularités suivantes :

  • Il n’y a pas de sauvegarde des données. Mettez y seulement des données de tests.
  • Elle contient la toute dernière version, justement en cours de test. Attention ! celle-ci peut présenter quelques anomalies que nous allons  corriger dans les jours qui viennent. N’hésitez pas à nous prévenir si vous tombez sur un os !
  • Elle peut être suspendue pour mise à jour. Cette suspension peut intervenir à toute heure et dure en moyenne une dizaine de minutes. Vous ne recevez aucune alerte 🙁 Alors, un peu de patience.
  • Aucun email ne sort ! E-clubs n’adresse pas les emails aux destinataires réels, mais les  reroute vers l’email de correspondance de votre club. Ceci pour éviter d’adresser des emails de test par erreur à vos adhérents. Ils n’en comprendraient pas la portée. Pensez à mettre à jour votre email de correspondance
  • Les paiements se font via un simulateur de paiement. Çà  ressemble aux pages de paiement, ça fonctionne comme le site de paiement mais ça ne débite jamais personne. Vous pouvez entrer des vrais numéro de carte bleue ou utiliser le fake : 1111 2222 3333 4444 qui  expire 12-18 avec le code de validation 123.

Vous pouvez utiliser la base de test dans les contextes suivants :

  • Evaluer l’application avant de commencer à l’utiliser
  • Former vos équipes à l’utilisations
  • Participer à nos campagnes de test. Merci de vous porter candidat.

Bon tests à tous !

Inscriptions en ligne

Comment s’y prendre pour faire les renouvellements en ligne ?

Pour faire les renouvellements en ligne, vous devez avoir :

  • mis à jour votre tarif aux conditions et prix de la nouvelle saison,
  • préparé votre ‘site d’inscription’ à l’aide du module d’événements. Consultez la documentation pour concevoir et mettre en ligne votre interface d’inscription,
  • inséré le lien de l’interface d’inscription dans votre blog, page Facebook. (Vous trouverez le lien dans le concepteur d’événement),
  • archivé l’occurrence de l’année passée, le cas échéant.

Ceci fait, vous êtes prêts à ouvrir le service à vos adhérents. Nota : il n’est pas nécessaire d’ouvrir la nouvelle saison.

La première étape consiste à inviter vos adhérents à souscrire en ligne.

  • Ouvrez votre événement en gestion
  • Importez dans votre liste d’invitation les adhérents que vous souhaitez solliciter (Tous ou par sélection)
  • Sélectionnez tout ou partie de vos invités, et envoyez les invitations. Vos adhérents vont recevoir l’email d’invitation et vont pouvoir s’inscrire

Gérez les inscriptions et les paiements

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes.

  • Faire des relances auprès de tout ou partie de vos invités
  • Enregistrer les paiements pour ceux qui n’ont pas choisi le paiement en ligne

Finaliser les inscriptions

Vous pouvez finaliser les inscriptions et les basculer dans le module adhérents.

Attention ! Vous devez avoir ouvert la nouvelle saison sans quoi les inscriptions vont se répertorier dans la saison passée.

  • Sélectionnez les inscrits (a priori, ceux qui se sont inscrits complètement, mais ce n’est pas une obligation)
  • Transformez les en cotisations.  Vous récupérez alors les données dans le module Adhérent. C’est à ce moment que ce font les reports de la saison précédente: license, photo, etc…Bien sûr, il ne sera plus possible de modifier l’inscription du module Événement.
Comment tester son tarif

Comment tester son tarif :

1. Créez un nouvel adhérent (test)
2. Dans sa fiche cotisation, positionnez les paramètres d’adhésion (type de pratique, etc…)
3. Appuyez sur « Appliquer tarif »
4. Vérifiez les montants
5. Supprimez les éléments insérés (Tableau Élément de prix : Sélectionnez toutes les lignes, puis Croix rouge)
6. Recommencez 2 avec de nouveaux paramètres 

ERREUR 500 – ERREUR 500 – ERREUR 500 –

Il arrive que suite à une mise à jour d’e-clubs, souvent qund une page e-clubs est encore dans la mémoire du navigateur (Chrome, ….) et lors de la connexion, vous recevez une Erreur 500 faisant état de problèmes serveur.

NON ! Il n’y a pas de problèmes sur le serveur mais dans le cache de votre navigateur.

La procédure est simple : il faut vider les fichiers et images en cache de votre navigateur.
Pour le faire, tapez « Comment videz le cache de Chrome ».

Une fois le cacje vidé, reconnectez-vous.

J’ai choisi de paramétrer mes événement en xml. Mais comment éditer un fichier xml ?

Nous vous recommandons d’utiliser l’éditeur notepad++ (https://notepad-plus-plus.org/downloads/) et d’installer l’extension XML Tools.
Vous avez un confort d’édition avec la syntaxe colorée et êtes ainsi garantis de ne pas faire de fautes de syntaxe.

Dans certains attributs, nous vous demandons de fournir un texte html.
Par exemple, les textes d’emails ou des textes apparaissant à l’écran.
C’est une version simplifiée d’HTML : seules certaines balises sont autorisées.
De plus, les balises doivent être placées entre crochets [] et non entre <> pour ne pas rentrer en conflit avec XML.

Pour accomplir cette tâche nous vous suggérons d’utiliser un éditeur hmtl en ligne (Par exemple :https://htmled.it/editeur-html/)
Une fois votre texte mis en forme, copiez le dans notepad++, remplacer les < par [ et les > par ] Copiez le résultat dans l’attribut XML correspondant.

Voici quelques indications.

Pour insérer une image (ne pas utiliser dans les emails) : [img src=’https://www.facebook.com/1446187795701429/photos/1517504668569741/’ alt= » /]
Pour insérer un lien : [a href=’https://www.facebook.com/1446187795701429/photos/1517504668569741/’ target=’_BLANK’]Cliquez ici[/a]

Bonne chance !

Lors de l’inscription en ligne, je reçois le message « Vous avez un règlement en cours : vous avez peut-être abandonné au moment du paiement …. »

Comme le texte du message l’indique, vous avez abandonné l’inscription au moment du paiement.
En effet, dès qu’on rentre dans la page de paiement, e-clubs se met en attente d’une réponse du Crédit Agricole : l’adhérent a-t-il payé ou non ?
On met fin à cette attente quand :

  • on reçoit l’acquittement du paiement du Crédit Agricole,
  • OU l’utilisateur change d’étape (retour en arrière, payer autrement, etc…)
  • OU enfin, après 4 à 5 heures d’attente sans nouvelles.

Il suffit donc d’attendre ce délai pour tenter l’inscription à nouveau.

Permettre au public de s’inscrire en ligne à vos séances d’essai ?

Vous souhaitez offrir la possibilité au public de s’inscrire en ligne pour les séances d’essai que vous organisez.
Voici quelques possibilités de le faire avec e-clubs.

Quelques idées en préalable

Dans le cadre du Forum, préparez une affichette en imprimant un QR code contenant le lien vers le site d’inscription.
(Il y a de nombreux sites en ligne qui vous proposent de générer ce QR code. Récupérez le lien dans ‘Paramétrer’ les inscriptions, et coller le dans l’outil)
Les gens flashent le QR code et accèdent directement dans l’inscription.
En quelques secondes, sans mobiliser de ressources du stand, ils vont faire la démarche à partir de leur téléphone.

La solution la plus simple à mettre en place

Nous supposons ici que vous avez déjà paramétré votre site d’inscription en ligne.
Voici la démarche pour y ajouter la possibilité de s’inscrire à une séance d’essai.

  • Allez dans « Paramétrer les inscriptions en ligne »
    • Activez l’étape « Rendez-vous »
    • Choisissez la variante « Séance d’essai »
    • Ajoutez un texte d’accompagnement
    • Allez dans l’étape « Paiement »
    • Adaptez le texte d’accompagnement
    • Adaptez aussi les textes des emails. En particulier, vous pouvez utiliser les variables #{Ins_RendezVous} #{rendezVous} #{#ref#rendezVous}
  • Allez maintenant dans « Tous les paramètres(expert) » pour renseigner le tableau des séances
    • Entrez dans l’onglet « Permanences »
    • Renseignez le tableau comme suit :
      • Vous devez avoir une ligne avec code « aucun », c’est la valeur par défaut. Entrez un court texte comme « Je ne souhaite pas de séance d’essai »
      • Entrez autant de lignes que vous avez de propositions de séances
      • Dans la colonne aide, entrez un court texte en n’oubliant de préciser le lieu, l’heure de la séance. Vous pouvez insérer des tag de formatage HTML entre crochets comme [b] [br] en respectant la syntaxe HTML

C’est prêt.
Les nouveaux adhérents vont pouvoir s’inscrire à une séance d’essai. Leur inscription s’arrêtera là temporairement.
Les anciens, eux, sauteront cette étape.

Comment gérer les inscriptions aux séances d’essai

Les personnes se sont inscrites à vos séances d’essai. Mais, comment en effectuer le suivi ?

Tout se passe autour de la liste des inscrits (Menu : « Gérer les inscrits »). Voici quelques indications :

  • Affichez la colonne « Créneau choisi » en plaçant le curseur sur la ligne d’entête du tableau des inscrits (blocs bleus). Faites alors clic droit, Colonnes, et cochés « Créneau choisi »
  • Comme dans Excel, vous pouvez triez le tableau en cliquant sur l’entête de colonne
  • Vous pouvez aussi grouper par créneau : curseur sur l’entête de la colonne, clic droit, grouper
  • Vous pouvez exporter en format Excel la sélection que vous avez faites (Par exemple, tout un groupe
  • Vous pouvez exporter TOUT en format excel en utilisant le bouton « Export des inscrits »

Vous trouvez cette inscription aux séances d’essai trop lourde

Il se peut que la procédure d’inscription soit un peu lourde, surtout si vous avez sélectionné toutes les possibilités : RGPD, données personnelles complètes, Parents, Choix de l’activité.
Vous craignez à juste titre que cela ne rebute les candidats à l’adhésion.
Alors, voici une proposition pour alléger le scenario : nous allons créer un lien spécifique pour l’inscription aux séances d’essai.
Nous n’y mettrons que le strict nécessaire.
Suivez le guide.

  • Activez le site « Séances d’essai » par le menu « Activer les inscriptions en ligne ». Lors de la première exécution de cet assistant, cliquez sur le petit bouton RAZ pour charger les données par défaut.
  • Déroulez l’assistant en lisant attentivement les textes d’aide qui vous aideront à mieux comprendre le système d’événements
  • Sur la dernière page (FIN), testez une inscription à une séance d’essai et notez les changement de texte que vous souhaitez apporter (textes à gauche et textes des mails échangés
  • Revenez à l’assistant, et choisissez le bouton « Ouvrir le concepteur de site … »
  • Dans le concepteur de site, commencez par changer le type de paramétrage en « via l’interface graphique »
  • Puis, allez dans l’onglet « Page d’accueil », adaptez le texte.
  • Ensuite, allez dans l’onglet « Navigation ». Ici, les seules pages qui sont activées sont « Coordonnées », Rendez-vous » et « Fin ». Dans chacune de ces pages, adaptez les textes d’accompagnement.
  • Enfin, allez dans l’onglet « Paramétrer les email ». Ici, les seules mails qui sont activés sont « Invitation publique » (mail fournissant à l’adhérent sont identifiant) et « Promesse » (mail de confirmation d’inscription). Adaptez les textes du sujet et du corps des emails.
  • Sauvegarder avec la disquette bleue

Comment gérer les inscriptions et la transition vers l’adhésion définitive

Les inscriptions se gèrent par l’événement « S-xxxxxxx ».
Depuis la dernière page de l’assistant, cliquez sur le bouton « Ouvrir le mode gestion… », (ou depuis le menu « Liste des événements », affichez la liste, sélectionnez notre événement et ouvrez le.)
Les inscriptions se gèrent comme expliqué ci dessus.
Mais que se passe-t-il la séance d’essai effectuée ?
Et bien, voici ce que nous suggérons.
Incitez les candidats à s’inscrire en les sélectionnant et en les transférant dans l’événement d’adhésion (celui qui commence par I). Utilisez à cette fin le bouton « Transférer » et choisissez l’événement d’adhésion.
Le candidat va alors recevoir une invitation à s’inscrire avec les mêmes identifiants que pour les séances d’essai.
Il déroulera alors l’assistant d’adhésion en payant en fin de parcours.

Bon paramétrage, n’hésitez pas à nous consulter pour une assistance.

Peut-on limiter le nombre d’inscriptions par créneau horaire.

Ce que vous appelez ‘créneau horaire’ correspond aux cours dans e-clubs.

Oui, vous pouvez limiter le nombre de personne dans un cours.

Dans le module d’inscriptions en ligne, les cours proposés dépendent de la catégorie d’age et de le type de pratique choisie.

Supposons que vous ayez 3 catégories d’ages : les enfants, les adolescents et les adultes et que vous proposiez deux types de pratique : loisir et compétition par exemple.

Vous avez les créneaux horaires suivants :

• Mardi 17h30/19h00 Enfants 20 places max
• Mardi 19h00/20h30 Adolescents 25 places max
• Mardi 20h30/22h30 Adultes 22 places max
• Vendredi 17h30/19h00 Enfants 20 places max
• Vendredi 19h00/20h30 Adolescents 25 places max
• Vendredi 20h30/22h30 Adultes 22 places max
• Samedi 13h00/16h00 Adulte Loisir 22 places max

Voici la démarche à suivre :

  • Ouvrez le Tous les paramètres (Expert), onglet Tarif
  • Créez les 3 catégories d’age et la catégorie sportive associé : U0-U12 Enfant , U13-U17 Ado, U18-U99 Senior
  • Ajoutez les 2 types de pratique : L Loisir, C Compétition

Pour créer les cours, il faut savoir que, dans l’inscription en ligne, e-clubs va calculer automatiquement la catégorie d’age (fonction de la date de naissance : Enfant, Ado, Senior), va ensuite proposer le choix entre les différents types de pratique (C ou L) et enfin proposer la liste des cours dont le code cours commence par la code catégorie d’age, suivi de code de type de pratique.

Il faut donc codifier soigneusement les cours :

  • Dans l’onglet cours, créez les cours (dans l’ordre de l’exemple)  : Enfant-C1, Ado-C1, Senior-C1, Enfant-C2, Ado-C2, Senior-C2, Senior-L1.
  • Ayez soin pour chaque cours de bien renseigner le libellé et  le champ ‘Nombre maximal d’élèves’

Bon paramétrage.

 

 

Un paiement sur internet revient impayé. Que faire ?

Vous êtes dans la situation suivante

Vous recevez un email vous indiquant qu’un paiement sur Internet revient en erreur.
Il s’agit sans doute d’une paiement en plusieurs fois dont une échéance n’a pas pu aboutir.
Cela peut être dû à une insuffisance de montant sur le compte de l’adhérent, la date de validité a expiré, la carte a été mise en opposition.

Quelle conséquence cela a-t-il ?

Il y a 2 conséquences.
La première est évidente, l’adhérent n’a pas honoré son engagement, sa cotisation n’est donc pas payée.
La seconde, c’est que le contrat de prélèvement est rompu. Les échéances suivantes ne seront pas tentée.
Bref, c’est le restant dû qu’il convient de recouvrer.

Que faire ?

Dans sa version 41, e-clubs n’a pris aucune action.
Vous devez donc recouvrer les sommes dues.
Ici, vous avez 2 possibilités.

  • Vous pouvez envoyer une demande de paiement du solde, le paiement étant à faire par CB
  • Vous gérez la situation par vous même : téléphone, mail. Vous enregistrerez alors le paiement soit dans le module cotisation, soit dans le module Inscriptions.

Et pour envoyer une demande de paiement sur internet, voici comment procéder :

  • Ouvrez la fiche Inscription grâce aux références lues sur l’email reçu
  • Sélectionnez le règlement. Son montant doit correspondre au montant à recouvrer
  • Bouton « Demande de paiement sur Internet »
  • Dans la boite de saisie, entrez un texte court d’explication (qui viendra en référence de la demande)
  • Validez

Ensuite, l’adhérent reçoit alors un mail avec un lien de paiement. Au clic de ce lien, il sera dirigé vers la page de paiement habituelle.
Lorsqu’il aura payé, le crédit viendra sur la fiche cotisation comme si le prélèvement initial avait été réussi.
(Sauf que l’adhérent perd l’étalement de sa dette)

Dans des versions ultérieures :
– un mail d’explication sera automatiquement adressé à l’adhérent
– dans un second temps, le lien de paiement sera présent sur le mail

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Paiements en ligne

Comment retrouver la source d’un paiement à partir du Ticket de client ?

Pour retrouver la trace d’un paiement fait en ligne à partir du ticket de paiement comme celui-ci :

Prochain prélèvement le 30/10/2020 : 45.00 EUR
Référence commande: eClubs-60539..5544..I-XXX-Foot..XXX-Foot..x.xxxxx
CARTE BANCAIRE
Le 11/09/2020 à 20:14

FORUM 1901
92370 CHAVILLE
1403273
497887———–
0521

56 001 350881242
M DEBIT @

AUTO: 554619

MONTANT = 45.00 EUR
TICKET A CONSERVER

  • Relevez le numéro d’inscription (ici : 5544)
  • Affichez la liste des inscrits (Menu Evenement…/Gérer les inscriptions)
  • Triez la liste par la colonne Matricule et pointer celle qui correspond au numéro relevé (ici : 5544)
  • Ouvrez la participation et afficher l’onglet « Règlements »
  • Votre règlement figure dans la liste. S’il ne s’y trouve pas alors envoyez nous un mail avec copie du Ticket de règlement
Un paiement sur internet revient impayé. Que faire ?

Vous êtes dans la situation suivante

Vous recevez un email vous indiquant qu’un paiement sur Internet revient en erreur.
Il s’agit sans doute d’une paiement en plusieurs fois dont une échéance n’a pas pu aboutir.
Cela peut être dû à une insuffisance de montant sur le compte de l’adhérent, la date de validité a expiré, la carte a été mise en opposition.

Quelle conséquence cela a-t-il ?

Il y a 2 conséquences.
La première est évidente, l’adhérent n’a pas honoré son engagement, sa cotisation n’est donc pas payée.
La seconde, c’est que le contrat de prélèvement est rompu. Les échéances suivantes ne seront pas tentée.
Bref, c’est le restant dû qu’il convient de recouvrer.

Que faire ?

Dans sa version 41, e-clubs n’a pris aucune action.
Vous devez donc recouvrer les sommes dues.
Ici, vous avez 2 possibilités.

  • Vous pouvez envoyer une demande de paiement du solde, le paiement étant à faire par CB
  • Vous gérez la situation par vous même : téléphone, mail. Vous enregistrerez alors le paiement soit dans le module cotisation, soit dans le module Inscriptions.

Et pour envoyer une demande de paiement sur internet, voici comment procéder :

  • Ouvrez la fiche Inscription grâce aux références lues sur l’email reçu
  • Sélectionnez le règlement. Son montant doit correspondre au montant à recouvrer
  • Bouton « Demande de paiement sur Internet »
  • Dans la boite de saisie, entrez un texte court d’explication (qui viendra en référence de la demande)
  • Validez

Ensuite, l’adhérent reçoit alors un mail avec un lien de paiement. Au clic de ce lien, il sera dirigé vers la page de paiement habituelle.
Lorsqu’il aura payé, le crédit viendra sur la fiche cotisation comme si le prélèvement initial avait été réussi.
(Sauf que l’adhérent perd l’étalement de sa dette)

Dans des versions ultérieures :
– un mail d’explication sera automatiquement adressé à l’adhérent
– dans un second temps, le lien de paiement sera présent sur le mail

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Saisons

Comment ouvrir une nouvelle saison ? Quels reports sont effectués ?

Pour ouvrir une nouvelle saison, choisir l’option de menu ( acessible à .su seulement) : GERER LA SECTION/Créer une nouvelle saison.

Vous avez le choix entre « Pas de report » ou « report ».

Si vous choisissez « Pas de report », votre liste d’adhérents pour la saison sera vide tandis qu’avec « report » tous les adhérents de la saison précédente sont reconduits.

Dans le premier cas, vous créerez vous même les adhérents (Se reporter à la FAQ : » J’ai ouvert une nouvelle saison et il n’y a plus d’adhérents »).

Dans le second cas, vous devrez supprimer ceux qui ne renouvellent pas.

DANS LES DEUX CAS, un report de données se fera d’une saison sur l’autre, en particulier le rôle, le classement, la pratique, le numéro de licence, l’équipe, la photo, etc…

Si votre paramétrage prévoit une formule pour déterminer le cours (Champs ‘cours par défaut’), celle-ci est appliquée, sinon il y a un report depuis la saison précédente.

J’ai ouvert une nouvelle saison et il n’y a plus d’adhérents

La liste vide qui s’affiche c’est la liste des adhérents de votre nouvelle saison. C’est normal qu’elle soit vide (

lors de l’ouverture de la saison, vous n’avez pas choisi l’option de report). Aucun souci. Voici comment procéder pour réabonner les anciens :

  • changez le critère de saison dans la partie supérieure de l’écran « Gérer les cotisations ». Renseignez la saison précédente. Faites rechercher.
  • vous retrouvez alors votre liste de la saison précédente, sélectionnez l’adhérent à renouveler et ouvrez sa fiche « Cotize ++ »
  • Vous avez créé une fiche pour la nouvelle saison. Renseignez la. Elle apparaîtra désormais dans la liste des adhérents de cette saison.

 

Je n’arrive pas à ouvrir une nouvelle saison.

Lorsque vous tentez d’ouvrir une nouvelle saison, vous obtenez l’un des messages :

  • a)Il y a 154 règlements en attente…

Résolution

a) Il y a des règlements en attente

Vous avez enregistré des chèques ou autres moyens de paiement, mais vous n’avez pas validé les bordereaux de remises correspondants.

  • Allez dans tous les bordereaux en attente
  • Ouvrez chacun des bordereaux listés ici et validez les.
  • Tentez d’ouvrir à nouveau la saison.