Vous percevez le besoin :
Cependant, vous constatez que l’offre de telles applications cache bien des mystères : facturations cachées comme des options premium, des commissions, de la pub forcée. Vous souhaitez plus que tout rester maître à bord.
E-Clubs est une solution communautaire gérée par la communauté de ses utilisateurs.
E-Clubs est sécurisée, hébergée chez OVH, non intrusive (pas de pub), adaptée à la gestion des clubs à sections (omnisports). E-Clubs vous assiste dans la gestion de vos associations : tarification, suivi des règlements (vous restez maître de vos moyens de paiement), relation banque, organisation des cours et des encadrants, inscription en ligne, comptabilité de trésorerie.
Pas d'options premium cachées. Vous êtes de plein droit adhérent de l'association Forum 1901 : vous devenez co-propriétaire du logiciel et, en assemblée générale, vous décidez de son avenir.
Aucune publicité. Vous communiquez avec vos adhérents sous votre propre identité, nous n'apparaissons pas. Vous restez maître de vos moyens de paiement.
Vous êtes propriétaires exclusifs de vos données : personne d'autre que vous ne peut en faire usage. Vous pouvez à tout moment les récupérer (format Excel) et clôturer votre compte. Les informations de consentement sont stockées dans la base : vous êtes en conformité avec le RGPD.
Chaque jour, une sauvegarde des bases de données et des logs est faite, zippée et chiffrée. Une copie est archivée 60 jours sur un système répliqué sur 2 sites, une copie locale est gardée 10 jours. Les sauvegardes du 1er du mois sont conservées sans limite de date. Les transferts sont chiffrés.
Vous manque-t-il des fonctionnalités ? Nous allons y répondre dans de très brefs délais.
E-clubs est une solution complète de gestion d’associations : clubs de sport, culture, aide sociale. Elle convient aux associations à sections (comme les clubs omnisports) et aux réseaux de clubs : chaque section gère son activité en toute autonomie, et une consolidation en temps réel donne une vue globale. On démarre à son rythme, module par module.
Une fiche adhérent complète avec les liens parents, ainsi que les prospects, contacts, encadrants et dirigeants. Import de votre fichier Excel avec un assistant. Renouvellement des adhésions sans ressaisie. Décompte des licences et assurances, export de toutes vos données, attestations de paiement, carte d'adhérent virtuelle avec QR-code.
Le tarif se calcule tout seul : âge, activité, cours, commune, réduction famille ou inscription tardive, mais vous gardez la main. Abonnement mensuel, paiement à la séance ou carte prépayée, stages, produits (t-shirt, licence). Règlements fractionnés ou groupés par famille, tous moyens de paiement, aides et coupons (Pass Sport, CAF, ANCV), dons.
Vous concevez votre site d'inscription : pages, questionnaires, mails personnalisés. Adhésion, renouvellement, pré-inscription validée par l'association, séance d'essai, stage ou vente. Quotas de places par activité et par cours, invitations et relances, paiement en ligne en option.
Le logiciel gère la relation entre mineurs et parents et regroupe toutes les adhésions d'une même famille. Les parents disposent d'un espace famille : ils y retrouvent les inscriptions et les documents (attestations, carte d'adhérent), déposent les justificatifs, règlent le solde et mettent à jour leurs données. Les justificatifs (certificat médical, santé des mineurs, Pass Sport…) sont validés en ligne par l'association.
Organisation des groupes et des niveaux, planification des cours, séances d'essai, rencontres. Les encadrants ont leur propre accès, y compris sur mobile : appel des présences, QR-codes des membres, message aux parents des absents, annulation d'une séance par SMS.
Inscription en ligne aux événements que vous organisez : l'AG, le barbecue de fin d'année, l'inscription à un stage ou à un concours, etc. Vous pouvez paramétrer votre questionnaire et associer un paiement en ligne.
Vous communiquez avec vos adhérents et leurs parents sous votre propre identité, nous n'apparaissons pas : emails depuis la messagerie de l'association, SMS, modèles de mails, envois planifiés. Vous êtes prévenu des règlements reçus et des pièces manquantes.
Multiples accès et profils : secrétaire, trésorier, président, directeur technique, entraîneurs, organisateurs d'événements… Chacun voit ce qui le concerne. Statistiques des adhérents et des cotisations, par section et pour l'ensemble du club.
e-clubs.fr est aussi une plateforme de paiement en ligne, intégrée à la gestion des adhérents ou utilisable seule, en gardant votre fichier « adhérents » chez vous.
Gestion des chèques à remettre ou à conserver par date, édition des bordereaux : vous facilite la relation avec votre banque ou autre organisme payeur.
Enregistrez vos écritures ou importez votre relevé bancaire, rapprochez et joignez les justificatifs. Suivez vos projets, vos fournisseurs et salariés, établissez votre budget et vos flux prévisionnels. Consolidation automatique des sections.
Un assistant de paramétrage, une base de test pour essayer sans risque et un accompagnement personnalisé : nous vous aidons à préparer votre tarif, importer vos adhérents et ouvrir vos inscriptions en ligne.
Pour évaluer e-clubs, vous pouvez créer un compte dans notre environnement de test. De même, pour une utilisation réelle, il faudra créer un compte dans notre base de données sécurisée. Vous pouvez le faire de façon autonome, ou solliciter notre aide : c’est ce que nous vous recommandons.
Nous avons 2 environnements, un de test et un de production. Ils sont tous deux hébergés chez OVH.
L’environnement de production est sécurisé. Une sauvegarde continue est faite et une image par jour est conservée sur un autre serveur.
Le service est continu. Il peut être interrompu pour mise à jour de version pendant une dizaine de minutes. En général, nous le faisons le dimanche matin avant 9 h. Il y a une à deux mises à jour maximum par mois, une dizaine par année.
L’environnement de test n’est pas sauvegardé. Il est mis à jour fréquemment (1 fois maximum par semaine), à n’importe quel moment de la journée. L’interruption ne dépasse pas 10 minutes. Vous pouvez suivre les mises à jour en notant la date de dernière mise à jour sur le menu principal.
Si vous êtes déjà utilisateur e-clubs, connectez-vous grâce à vos identifiants sur l’environnement de production : Mon compte e-clubs.
Afin de tester e-clubs, après réception de vos identifiants de test, connectez-vous sur l’environnement de test : Mon compte de test e-clubs.
Vous devez vous mettre en contact avec la personne qui joue le rôle de super-utilisateur de votre association. Elle pourra, en consultant les paramètres, retrouver vos identifiants.
Si vous avez perdu les identifiants de votre super-utilisateur, adressez-nous un mail pour que nous réinitialisions les mots de passe de TOUS les utilisateurs de votre entité.
En 2014, un groupe d’informaticiens crée une application web pour répondre au besoin de gestion du Club Omnisports de Savigny. L’objectif : disposer d’une application évolutive sans dépendre d’éditeurs de logiciels se finançant par de la pub ou des commissions abusives.
Suite à ce succès, en 2015, Forum 1901, une association à but non lucratif, est créée pour offrir aux autres associations les services de cette application baptisée e-clubs.fr. Depuis, Forum 1901 fait évoluer e-clubs en fonction des besoins exprimés par ses utilisateurs.
CO Savigny, un club omnisports situé en Essonne, est le club à l’origine du projet e-clubs. Conscient que les structures omnisports ont des spécificités et problématiques qui leur sont propres, le club de Savigny a souhaité développer une application sur mesure capable de gérer les adhérents de leur club et de répondre à leurs problématiques. C’est ainsi qu’est né e-clubs, un logiciel de gestion web permettant au club de gérer les adhérents, les sections et les activités de leur club plus efficacement que les solutions existantes, tout en faisant gagner du temps aux bénévoles.
L’équipe de développement a voulu poursuivre en ouvrant l’accès à d’autres associations. Le cadre : une association à but non lucratif, Forum 1901, dont les membres sont les associations utilisatrices. Forum 1901 gère désormais la solution e-clubs, laquelle est hébergée en France, chez OVH.
E-clubs évolue de manière régulière pour s’adapter toujours plus aux besoins et aux envies des associations.
Vous avez des questions sur e-clubs ? Vous souhaitez recevoir une plaquette d’information ? Vous souhaitez assister à une session de présentation e-clubs ou nous rencontrer ? Vous êtes au bon endroit !
Contactez Thierry Alberge, président de l’association Forum 1901 :
📞 06 60 20 41 50
✉️ e.forum.fr@gmail.com
Pour recevoir des identifiants, voici la procédure :
Une question, une demande de démonstration ou une fonctionnalité qui vous manque ? Notre formulaire de contact vous permet de nous présenter votre association et votre projet.
