Gérer gratuitement votre association sur internet

Que vous soyez une grosse association ou une petite, vous percevez le besoin :

  • de partager les informations avec les différents intervenants : gestionnaires, encadrants, financeurs
  • de partager le travail entre bénévoles : saisies, contrôles, comptables
  • de communiquer plus facilement avec vos adhérents par mails ou sms
  • d’organiser les activités de votre association
  • d’offrir à vos adhérents d’autres services comme le paiement en ligne

Cependant, vous constatez que l’offre de telles applications cache bien des mystères : facturations cachées comme des options premium, des commissions, de la pub forcée. Vous souhaitez plus que tout rester maître à bord.

E-Clubs est une solution communautaire gérée par la communauté de ses utilisateurs.

Découvrir e-clubs

E-Clubs est sécurisée, hébergée chez OVH,  non intrusive (pas de pub), adaptée à la gestion des clubs à sections (omnisports). E-Clubs vous assiste dans la gestion de vos association, tarification, suivi des règlements (vous restez maître de vos moyens de paiements), relation banque, organisation des cours et des encadrants, inscription en ligne, comptabilité de trésorerie.

Vous manque-t-il des fonctionnalités ? Nous allons y répondre dans de très brefs délais.

Et vous restez propriétaires exclusifs de vos données.

Alors découvrez plus en détail nos fonctionnalités,  visionnez notre album de copies d’écrans sur facebook, essayez le logiciel dans notre base de test.

Pour plus de renseignements, vous pouvez contacter Thierry Alberge, président de Forum 1901, l’association qui gère et héberge e-clubs.

e-clubs.fr, la solution non commerciale de gestion d’associations locales

E-clubs est une solution complète de gestion d’associations : clubs de sport, culture, aide sociale. Elle convient aux associations à sections (tel que les clubs omnisports). Dans ce cas, chaque section gère son activité en toute autonomie, une consolidation en temps réel permet d’avoir une vue globale de toutes les sections. Elle intègre :


Vos données vous appartiennent, RGPD

Vous êtes propriétaires exclusifs de vos données. Personne d’autre que vous peut en faire usage.
Vous pouvez à n’importe quel moment décider de récupérer vos données (format Excel) et de clôturer votre compte.

Vous êtes en conformité avec le RGPD, les informations de consentement sont stockées dans la base de données.

Mieux encore ! Vous devenez co-propriétaire du logiciel. En effet, vous êtes de plein droit adhérent de l’association Forum 1901.
En assemblée Générale, vous décidez de l’avanir du logiciel.



Base de données sécurisée

Chaque jour, une sauvegarde des bases de données et des logs est faite, zipée et cryptée.
Une copie est archivée pendant 60 jours sur un système d’archivage (répliqué sur 2 sites différents). Une copie locale est gardée pendant 10 jours.

Les sauvegardes des 1er du mois sont archivées sans limite de dates, et sont conservées sur le disque pendant 1 an.

Les transferts sont cryptés.


Gestion des adhérents

Une fiche adhérent riche avec les liens parents. Une tarification paramétrable vous facilite la saisie, mais vous gardez la main. Une inscription en ligne couplée ou non avec le règlement en ligne. Enregistrement des règlements (fractionnés, famille), multi-moyens de paiement y compris paiement en ligne si désiré. Décompte des licences, assurances. Import/export des données sans contraintes. Transmission des attestations de paiement et bien plus.


Relation banque

Gestion des chèques à remettre ou à conserver par date, édition des bordereaux vous facilite la relation avec votre banque ou autre organisme payeur


Organisation de l’activité

Organisation des groupes, planification des cours. Une connexion est possible pour les encadrants. Elle  leur permet de suivre et de communiquer avec les membres de leurs groupes ou les parents. Signaler l’annulation d’une séance par SMS, etc…


Evénements

Inscription en ligne aux événements que vous organisez. Pour l’AG, le BBQ de fin d’année, l’inscription à un stage ou à un concours, etc…. En plus, vous pouvez paramétrer votre questionnaire. Vous pouvez aussi associer un paiement en ligne.


Comptabilité de trésorerie

Enregistrez vos écritures, pointez ou téléchargez votre relevé bancaire, suivez vos projets analytiques, établissez et suivez votre budget, etc…


Communication

Vous communiquez avec vos adhérents en utilisant votre identité, nous n’apparaissons pas. Par email ou sms.


Partager le travail et l’information

Multiples accès et profils utilisables comme secrétaire, trésorier, président, entraîneurs, organisateurs d’événements…

e-clubs.fr, une plateforme de paiement en ligne

e-clubs.fr est aussi une plateforme de paiement en ligne.
Elle est intégrée à la gestion des adhérents mais vous pouvez aussi l’utiliser de manière indépendante, en gardant votre fichier « adhérents » chez vous, sans utiliser nos modules de gestion. Toutes les infos sont ici

Comment accéder et se connecter au service e-clubs

Pour évaluer e-clubs, vous pouvez créer un compte dans notre environnement de test. De même, pour une utilisation réelle, il faudra créer un compte dans notre base de données sécurisée.

Vous pouvez le faire de façon autonome, ou solliciter notre aide. C’est ce que nous vous recommandons.


Nos environnements

Nous avons 2 environnements un de test et un de production. Ils sont tous deux hébergés chez OVH.

L’environnement de production est sécurisée. Une sauvegarde continue est faite et une image par jour est conservée sur un autre serveur.

Le service est continu. Il peut être interrompu pour mise à jour de version pendant une dizaine de minutes. En général, nous le faisons le dimanche matin avant 9H. Il y a environ une à deux mises à jours maximum par mois, une dizaine par année.

L’environnement de test n’est pas sauvegardé. Il est mis à jour fréquemment (1 fois maximum par semaine), à n’importe quel moment de la journée. L’interruption ne dépasse pas 10 minutes. Vous pouvez suivre les mises à jours en notant la date de dernière mise à jour sur le menu principal.


Vous avez déjà des identifiants

Si vous êtes déjà utilisateur e-clubs, connectez-vous grâce à vos identifiants sur l’environnement de production : Mon compte e-clubs.
Afin de tester e-clubs, après réception de vos identifiants de test, connectez vous sur l’environnement de test : Mon compte de test e-clubs.


Vous avez perdu vos identifiants ou mot de passe

Vous devez vous mettre en contact avec la personne qui joue le rôle de super utilisateur de votre association. Il pourra, en consultant les paramètres, retrouver vos identifiants.
Si vous avez perdu les identifiants de votre super-utilisateur, alors vous devez nous adresser un mail pour que nous ré-initialisions les mots de passe de TOUS les utilisateur de votre entité.

Découvrir e-clubs

Notre Histoire

En 2014, un groupe d’informaticiens créent une application Web pour répondre au besoin de gestion du Club Omni-Sport de Savigny.
L’objectif est de disposer d’une application évolutive sans dépendre d’éditeurs de logiciel se finançant par de la pub ou des commissions abusives.

Suite au succès, en 2015, Forum 1901, une association à but non lucratif est créée pour offrir aux autres associations les services de cette application baptisée e-clubs.fr
Depuis cette date, Forum 1901 fait évoluer e-clubs en fonctions des besoins exprimés par ses utilisateurs.


Une application née d’un besoin

CO Savigny, un club omnisports situé en Essonne, est le club à l’origine du projet e-clubs. Conscient que les structures omnisports ont des spécificités et problématiques qui leur sont propres, le Club de Savigny a souhaité développer une application sur mesure capable de gérer les adhérents de leur club et de répondre à leurs problématiques. C’est ainsi qu’est né e-clubs, un logiciel de gestion web permettant au club de gérer les adhérents, les sections et les activités de leur club plus efficacement que les solutions existantes tout en faisant gagner du temps aux bénévoles.


Une équipe, une asso

cropped-logo-petit-01.pngL’équipe de développement a voulu poursuivre en ouvrant l’accès à d’autres associations. Le cadre : une association à but non lucratif Forum 1901 dont les membres sont les associations utilisatrices. Forum 1901 gère désormais la solution e-clubs, laquelle est hébergée par OVH grâce à du mécénat.

E-Clubs, une application en constante évolution
E-clubs évolue et de manière régulière pour s’adapter toujours plus aux besoins et aux envies des associations.

Née en Juin 2014, e-clubs proposait la gestion des adhérents par sections. En 2015 , les fonctions d’organisation des groupes (équipes) et des cours (entraînements). En 2016, inscriptions en ligne, paiement en ligne mutualisé. En 2017, une comptabilité de trésorerie avec imputations par projets et gestion budgétaire. Et de nombreux projets pour 2018 : application mobile pour les encadrants.


Plusieurs clubs ont fait confiance à e-clubs

Aujourd’hui plusieurs clubs omnisports utilisent e-clubs. Pour en savoir plus, consultez notre page en cliquant ici : vous y trouverez les différents clubs ou associations utilisant e-clubs.

Contactez-nous

Vous avez des questions sur e-clubs ? Vous souhaitez recevoir une plaquette d’information ? Vous souhaitez assister à une session de présentation e-clubs ou nous rencontrer ? Vous êtes au bon endroit !

Contactez Thierry Alberge, Président de l’association Forum 1901 :

06.60.20.41.50
e.forum.fr@gmail.com
facebook/e.clubs

Pour recevoir des identifiants, voici  la procédure :

  • Remplissez le formulaire ci dessus
  • Puis, nous prenons un rendez-vous téléphonique pour vérifier l’adéquation de vos objectifs avec notre solution.
  • Nous créons pour vous un contexte de test  qui vous est propre. Un paramétrage de démarrage est là pour vous faire gagner du temps
  • Au besoin, en télé-conférence skype, nous vous proposons une mini-séance de formation.

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