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Voici les mises à jours récentes :
– Nouvel outil d’extraction xlsx des séances pour construire vos statistiques de présence
– Support des cours payants pour les gestionnaires. Auparavant, cette fonctionnalité était disponible uniquement dans l’inscription en ligne.
– Ajout d’un adhérent à une séance même si cet adhérent n’était pas inscrit au cours. Permet suivre les substitutions ou les présences exceptionnelles.
– Export des adhérents avec les données RGPD
– Abandon du support des virements.
– tarification au nombre de cours choisis.
Pour en savoir plus, envoyez-nous un message.

Bonne année

La version 42.b vers une évolution majeure d’e-clubs.

La version qui a été diffusée le 1/3 inclut des modifications importantes

La gestion des comptes de connexion

• Le renseignement des infos de contacts est désormais obligatoire (nom, prénom, mail et mobile). Une notification vous alerte dès aujourd’hui, mais le 1/6/2022, le compte sera bloqué. Cliquez sur la notif pour entrer les informations.
• Les comptes .su vont être supprimés au 1/6/2022. Une notification va vous conseiller d’utiliser le compte .t
• ATTENTION ! LES COMPTES INACTIFS DEPUIS PLUS DE 90 JOURS VONT PROCHAINEMENT ETRE DESACTIVES SANS AUTRE NOTIFICATION

La gestion des adhérents

• La page d’accueil évolue. Elle est restreinte aux fonctions usuelles pour laisser de la place à de nouveaux outils qui vont vous assister dans la gestion quotidienne
• De nouvelles notifications vous alertent de situations anormales
• Fiche Cotize ++ : changement de la codification du statut, un bouton expérimental de changement d’état a été ajouté. Il deviendra la base de la gestion des cotisations pour la saison prochaine
• La création d’un nouvel adhérent va inviter l’adhérent à entrer ses données (inscription) pour vous décharger de ce travail.
• Vous avez la possibilité d’annuler un contrat de prélèvement (entrez dans la fiche d’inscription
• Dans l’envoi d’email, possibilité de renseigner un champ cc avec des adresses email (par exemple, celles des profs)

Inscription en ligne

• La carte d’adhérent n’est plus envoyée si la photo est manquante
• Réactivation du parrainage (nous consulter pour mise en œuvre)
• Une option de paiement par virement est expérimentée. Les virements reçus seront automatiquement affectés à l’adhérent sans intervention du gestionnaire

Espace adhérents disponible sur smart phone

• A la création d’un adhérent, un accès à l’espace adhérent est créé. Cette espace s’enrichira pendant le printemps 2022

Assistance à la fin de saison

Dès le 1er mai, e-clubs vous notifiera les tâches importantes à effectuer pour clôturer sans soucis votre saison.
Avec entre autres (et à enrichir) :

• Contrôle de vos règlements à échéance
• Contrôle de vos bordereaux de remise en banque
• Vérification des soldes des adhérents

Avoir et coupons partenaires

Avec e-clubs, fidélisez vos adhérents en accordant des avantages.
Le point de départ est de définir la cible d’adhérents. A partir de vos extractions Excel par exemple, construisez le fichier correspondant à votre cible.
Ensuite, vous décidez de l’avantage que vous voulez concéder à cette cible.
Vous avez 2 solutions : un avantage monétaire sur les prochaines adhésions, ou vous négociez avec un sponsor et c’est celui-ci qui va fournir cet avantage sous la forme d’un bon de réduction, bon cadeau, etc…
Cette dernière solution a le double avantage : votre mécène paie et il est motivé par la visibilité que vous lui offrez.

Gestion d’une campagne de fidélisation

Emission des avoirs ou coupons AVANTAGE

Vous devez préparer un tableau Excel selon un modèle qui vous est fourni.
Ce tableau contiendra :

• Le Type de campagne : (Avoir, Coupon). Vous pouvez avoir 4 campagnes différentes
• Les identifiants de l’adhérents bénéficiaires,
• le montant,
• la date limite d’utilisation
• et les conditions d’éligibilité.

Vous importerez ce fichier Excel dans e-clubs. Ce qui aura pour effet :

• d’enregistrer l’avoir/coupon et de le numéroter de façon aléatoire,
• et d’envoyer un mail à l’adhérent

Utilisation des avoirs

Les avoirs seront utilisables dans l’inscription en ligne via l’onglet « Coupons ».
A cet étape, les adhérents sont invités à saisir leur numéro d’avoir. E-clubs fera alors les vérifications suivantes :

• Contrôle d’existence et du solde de l’avoir,
• Contrôle d’expiration de l’avoir,
• Contrôle d’éligibilité de l’avoir

Ceci fait, le montant de l’avoir sera déduit du montant à règler.

Gestion des avoirs

Vous aurez accès à votre liste des avoirs sur laquelle vous pourrez :

• Annuler un (ou des) avoirs non déjà utilisé(s),
• Marquer un (ou des) avoirs comme utilisé
• Envoyer à nouveau le mail à l’adhérent

Plus de détails

Vous trouverez plus de détails dans cette présentation

Objectifs

De nombreux clubs aimeraient avoir une visibilité sur qui et quand participe aux activités du clubs.
Les motivations sont très diverses.
Nous avons constitué un groupe de travail pour faire une synthèse de cette question.
Notre plan de travail est le suivant :

• Réunion 1 : Exposé de la problématique (1 heure )
• Réunion 2 : Modalités et conditions de la réussite, les encadrants ( 1 heure 30)
• Réunion 3 : Scénarios possibles (1 heure 30)
• Réunion 4 : Rendu final et plan de mise en oeuvre ( 1 heure)

Réunion 1 : Exposé de la problématique

• Les enjeux du suivi de la présence : tour de table
• L’existant dans e-clubs

La réunion s’est tenue le lundi 12/4 à 17:45 en présence de 7 clubs.
Nous y avons inventorié les besoins suivants :

• contrôle de présence des mineurs
• notification aux parents des absences
• contrôle des “indélicatesses”
• dossiers incomplets, éléments manquants
• autorisation : photo, repartir seul,…
• statistique (fréquentation des créneaux, lieux, régularité des adhérents, professeurs,…)
• contrôles des jauges : sanitaires,…
• stat sportives, accès aux compétitions
• suivi des professeurs, paie

Voici tout le compte-rendu
Vous pouvez poursuivre la réunion …

• En lisant les articles de la FAQ relatifs à la question
• En lisant les slides de la documentation(§ Outils Suivi de l’activité des adhérents et fidélisation)
• En vous connectant en tant qu’entraineur dans la base de test Identifiant : mdp :

Réunion 2 : Modalités et conditions de la réussite, les encadrants

La réunion se tiendra le lundi 19/4 à 17:45 .Rendez-vous ici en vision.
Lors de la précédente réunion, il nous est apparu que nous couvrions 90 % des fonctionnalités désirées, tout clubs confondus.
La question est donc ailleurs : problème d’information ? de formation ? d’acceptabilité (UX) ? d’implication des encadrants ?
Nous étudierons ces points lors de notre prochaine réunion.
Rendez-vous ici en visio, entrée libre.

Réunion 3 : Scénarios possibles

La réunion se tiendra le lundi 26/4 à 17:45 par visio. Publication du lien le 20/4.

Réunion 4 : Rendu final et plan de mise en oeuvre

La réunion se tiendra le lundi 3/5 à 17:45 par visio. Publication du lien le 27/4.

Vous êtes satisfaits de votre gestion sous Excel mais vous souhaiteriez offrir à vos adhérents la possibilité de payer en ligne.
C’est très simple : publiez un lien de paiement sur votre page facebook ou votre blog. C’est tout !.
L’adhérent sera conduit vers notre solution de paiement en ligne sans avoir à créer de compte.

• C’est simple
• Les données restent chez vous, notre site ne conservera aucune donnée.
• La solution est gratuite, seuls les frais bancaires vous sont imputés.
• Pas de financement du site par pourboires plus ou moins imposés, aucune pub

Toutes les infos sont ici

La version 40 d’octobre 2020 complète la version 40 d’aout.
Elle passera en production début novembr.
Voici les éléments qui requièrent votre attention :
– La fonctionnalité d’entête et de pied d’email dans le module Evénement (Inscription) a été réactivée. En conséquence, les mails adressés aux adhérents peuvent être sensiblement modifiés. Il faut IMPERATIVEMENT que vous vérifiez ces paramétrages.

L ‘Entente Sportice Caudacienne,  club multisports de La Queue-en-Brie à mis un système de sollicitation de dons auprès de ses adhérents imposables.

Quelle est l’idée de départ ? Augmenter les revenus du club en sollicitant des dons auprès de ses adhérents imposables. Ceux-ci sont incités à payer une cotisation additionnelle de 40 € par famille sous la forme d’un DON. Il récupéreront la moitié de la somme sous la forme d’un crédit d’impôts. Annuellement, les donateurs reçoivent leur certificat de dons (CERFA) permettant la déduction fiscale en toute légalité.

La mise en place et la gestion est vraiment très simple avec e-clubs.

Pour ceux qui sont intéressés pour en savoir plus, contactez-nous ou lisez cette présentation  !

Bravo à l’équipe ESC !

Voilà pour fêter la saison qui s’ouvre cette nouvelle version qui intègre la grosse majorité de vos demandes.

De très nombreuses améliorations à consulter dans le répertoire V0.35.

Notre prochaine étapes :

• Changer de peau avant l’hiver : des styles rajeunis, une navigation plus simple encore !
• Consolidation de la comptabilité : améliorations, simplification
• Test en réel de l’application Androïd

 

Bon redémarrage à tous et rendez vous un peu avant Noël pour la suite  !

Le trésorier de la section Judo, Fujitsu et Disciplines associées nous écrit :

Merci du compliment et bienvenus sur e-clubs.

On peut dire qu’un service est gratuit quand ces conditions sont réunies :

• Le fournisseur ne réclame pas de redevance.
• Le fournisseur ne pillent pas vos données, en particulier les données personnelles de vos adhérents,  pour en recevoir une rémunération d’un tiers.
• Le fournisseur ne vous taxe pas sur certaines opérations telles que le paiement en ligne, l’envoi d’emails ou de sms.
• Le fournisseur ne pousse pas de publicités (souvent mal venues) dans la navigation de vos adhérents

A ce titre, e-clubs est le seul site gratuit de gestion d’adhérents présent sur le WEB.