Vous souhaitez offrir la possibilité au public de s’inscrire en ligne pour les séances d’essai que vous organisez.
Voici quelques possibilités de le faire avec e-clubs.
Quelques idées en préalable
Dans le cadre du Forum, préparez une affichette en imprimant un QR code contenant le lien vers le site d’inscription.
(Il y a de nombreux sites en ligne qui vous proposent de générer ce QR code. Récupérez le lien dans ‘Paramétrer’ les inscriptions, et coller le dans l’outil)
Les gens flashent le QR code et accèdent directement dans l’inscription.
En quelques secondes, sans mobiliser de ressources du stand, ils vont faire la démarche à partir de leur téléphone.
La solution la plus simple à mettre en place
Nous supposons ici que vous avez déjà paramétré votre site d’inscription en ligne.
Voici la démarche pour y ajouter la possibilité de s’inscrire à une séance d’essai.
- Allez dans « Paramétrer les inscriptions en ligne »
- Activez l’étape « Rendez-vous »
- Choisissez la variante « Séance d’essai »
- Ajoutez un texte d’accompagnement
- Allez dans l’étape « Paiement »
- Adaptez le texte d’accompagnement
- Adaptez aussi les textes des emails. En particulier, vous pouvez utiliser les variables #{Ins_RendezVous} #{rendezVous} #{#ref#rendezVous}
- Allez maintenant dans « Tous les paramètres(expert) » pour renseigner le tableau des séances
- Entrez dans l’onglet « Permanences »
- Renseignez le tableau comme suit :
- Vous devez avoir une ligne avec code « aucun », c’est la valeur par défaut. Entrez un court texte comme « Je ne souhaite pas de séance d’essai »
- Entrez autant de lignes que vous avez de propositions de séances
- Dans la colonne aide, entrez un court texte en n’oubliant de préciser le lieu, l’heure de la séance. Vous pouvez insérer des tag de formatage HTML entre crochets comme [b] [br] en respectant la syntaxe HTML
C’est prêt.
Les nouveaux adhérents vont pouvoir s’inscrire à une séance d’essai. Leur inscription s’arrêtera là temporairement.
Les anciens, eux, sauteront cette étape.
Comment gérer les inscriptions aux séances d’essai
Les personnes se sont inscrites à vos séances d’essai. Mais, comment en effectuer le suivi ?
Tout se passe autour de la liste des inscrits (Menu : « Gérer les inscrits »). Voici quelques indications :
- Affichez la colonne « Créneau choisi » en plaçant le curseur sur la ligne d’entête du tableau des inscrits (blocs bleus). Faites alors clic droit, Colonnes, et cochés « Créneau choisi »
- Comme dans Excel, vous pouvez triez le tableau en cliquant sur l’entête de colonne
- Vous pouvez aussi grouper par créneau : curseur sur l’entête de la colonne, clic droit, grouper
- Vous pouvez exporter en format Excel la sélection que vous avez faites (Par exemple, tout un groupe
- Vous pouvez exporter TOUT en format excel en utilisant le bouton « Export des inscrits »
Vous trouvez cette inscription aux séances d’essai trop lourde
Il se peut que la procédure d’inscription soit un peu lourde, surtout si vous avez sélectionné toutes les possibilités : RGPD, données personnelles complètes, Parents, Choix de l’activité.
Vous craignez à juste titre que cela ne rebute les candidats à l’adhésion.
Alors, voici une proposition pour alléger le scenario : nous allons créer un lien spécifique pour l’inscription aux séances d’essai.
Nous n’y mettrons que le strict nécessaire.
Suivez le guide.
- Activez le site « Séances d’essai » par le menu « Activer les inscriptions en ligne ». Lors de la première exécution de cet assistant, cliquez sur le petit bouton RAZ pour charger les données par défaut.
- Déroulez l’assistant en lisant attentivement les textes d’aide qui vous aideront à mieux comprendre le système d’événements
- Sur la dernière page (FIN), testez une inscription à une séance d’essai et notez les changement de texte que vous souhaitez apporter (textes à gauche et textes des mails échangés
- Revenez à l’assistant, et choisissez le bouton « Ouvrir le concepteur de site … »
- Dans le concepteur de site, commencez par changer le type de paramétrage en « via l’interface graphique »
- Puis, allez dans l’onglet « Page d’accueil », adaptez le texte.
- Ensuite, allez dans l’onglet « Navigation ». Ici, les seules pages qui sont activées sont « Coordonnées », Rendez-vous » et « Fin ». Dans chacune de ces pages, adaptez les textes d’accompagnement.
- Enfin, allez dans l’onglet « Paramétrer les email ». Ici, les seules mails qui sont activés sont « Invitation publique » (mail fournissant à l’adhérent sont identifiant) et « Promesse » (mail de confirmation d’inscription). Adaptez les textes du sujet et du corps des emails.
- Sauvegarder avec la disquette bleue
Comment gérer les inscriptions et la transition vers l’adhésion définitive
Les inscriptions se gèrent par l’événement « S-xxxxxxx ».
Depuis la dernière page de l’assistant, cliquez sur le bouton « Ouvrir le mode gestion… », (ou depuis le menu « Liste des événements », affichez la liste, sélectionnez notre événement et ouvrez le.)
Les inscriptions se gèrent comme expliqué ci dessus.
Mais que se passe-t-il la séance d’essai effectuée ?
Et bien, voici ce que nous suggérons.
Incitez les candidats à s’inscrire en les sélectionnant et en les transférant dans l’événement d’adhésion (celui qui commence par I). Utilisez à cette fin le bouton « Transférer » et choisissez l’événement d’adhésion.
Le candidat va alors recevoir une invitation à s’inscrire avec les mêmes identifiants que pour les séances d’essai.
Il déroulera alors l’assistant d’adhésion en payant en fin de parcours.
