Lorsqu’on a saisi une cotisation et qu’on souhaite demander le paiement à l’adhérent, (Financiers/Demande de paiement du solde), l’adhérent peut-il payer en ligne en plusieurs fois comme lors de l’inscription ?
Oui, cette fonction est disponible.
Elle doit être activée et paramétrée par nos soins.
Nous proposons un package participatif de 175 € par club incluant :
- Téléréunion de cadrage
- Paramétrage
- Téléformation
Adressez nous un mail en nous indiquant :
– votre code d’accès (exemple 99001-Add.su)
– le délai d’activation demandé
– quelques disponibilités pour la téléréunion de cadrage
Le paramétrage standard définit :
– 3 mensualités différées égales (4 paiements)
– un 1er paiement au comptant de 40% du montant dû
– aucune échéance ne peut être inférieure à 50 € (Env//E_Transactions@montantMinimalEcheance)
Il arrive que suite à une mise à jour d’e-clubs, souvent qund une page e-clubs est encore dans la mémoire du navigateur (Chrome, ….) et lors de la connexion, vous recevez une Erreur 500 faisant état de problèmes serveur.
NON ! Il n’y a pas de problèmes sur le serveur mais dans le cache de votre navigateur.
La procédure est simple : il faut vider les fichiers et images en cache de votre navigateur.
Pour le faire, tapez « Comment videz le cache de Chrome ».
Une fois le cache vidé, reconnectez vous.
Pour éviter le problème, fermez les onglets e-clubs de votre navigateur quand vous ne l’utilisez pas.
La fourniture des photos d’identité n’est pas obligatoire lors de l’inscription en ligne.
Refuseriez-vous d’inscrire une personne parce qu’il a oublié d’apporter sa photo ?
e-clubs ne vous incite pas à le faire.
Cette facilité pour les adhérents a son revers : une lourde charge pour solliciter, obtenir voire scanner les photos manquantes.
Pour relancer les adhérents et automatiser la mise à jour des fiches, voici comment procéder :
- Dans le menu « Gestion des Cotisations », faites apparaître la colonne aPhoto
- Sélectionnez toutes les lignes pour lesquelles aPhoto=0 (photos manquantes)
- Sélectionner le menu « Email »/ »Demandes d’information »
- Choisissez la campagne « Collecte de photos »
Les adhérents vont recevoir un mail les invitant à fournir une photo par l’intermédiaire d’un lien.
La photo ainsi collectée sera placée automatiquement dans la fiche de l’adhérent.
Sachez que le processus utilisé est le même que pour l’inscription en ligne.
Un événement est créé (Collecte de photos) que vous trouverez dans votre liste d’événements
Bonne collecte
Comment tester son tarif :
1. Créez un nouvel adhérent (test)
2. Dans sa fiche cotisation, positionnez les paramètres d’adhésion (type de pratique, etc…)
3. Appuyez sur « Appliquer tarif »
4. Vérifiez les montants
5. Supprimez les éléments insérés (Tableau Élément de prix : Sélectionnez toutes les lignes, puis Croix rouge)
6. Recommencez 2 avec de nouveaux paramètres
Vous devez effectuer des remboursements à la suite de différents événements : déménagement, maladie, accident, …
Comment les gérer et le suivre dans e-clubs ?
Voici les étapes.
- Mettre en place la politique de remboursement
- Appliquer les remises
- Rembourser le trop perçu
Mettre en place la politique de remboursement
Il y a deux façons de procéder.(Ou les deux mixées)
- Vous pouvez décider d’appliquer un abattement en % en fonction du moment où la demande est faite, sur tout ou partie de la cotisation. Par exemple, 30% par trimestre non effectué sur le montant hors licence
- Vous pouvez appliquer des montants fixes : 50€ par trimestre non effectué
Dans le premier cas, enregistrez des « taux de remise » dans Paramètres(Expert), Tarif, Taux de remise.
Dans le second cas, enregistrez des « produits » dans Paramètres(Expert), Tarif, Tous les produits. Entrez un montant négatif
Appliquer une « remise » sur une cotisation
Ouvrez la cotisation concernée.
Puis, pour appliquer un taux de remise :
– sélectionnez les produits (éléments de prix) sur les quels s’applique le taux,
– bouton « + code remise »
Ou bien, pour appliquer un produit de remise,
– appuyez sur le bouton « + produit »
– choisssez le produit de remise
Effectuez le remboursement
Dans les 2 cas, l’opération précédent a fait apparaître un excédent de paiement que vous devez rembourser.
Appuyez tout simplement sur le bouton Financiers/Rembourser et suivez la procédure.
C’est fait !
On peut accéder à la plupart des informations de saisons passées en utilisant le programme « Gérer les cotisations (expert) » et en spécifiant le critère de saison.
Le tableau fourni contient les données de la saison en question.
En revanche, non, vous ne pouvez pas ouvrir cette fiche. Seule la fiche de la saison courante est accessible.
Si vous avez un besoin particulier ou ponctuel, n’hésitez pas à nous contacter : il y a certainement une solution.
Cette fonctionnalité est dans notre liste de développement mais nous ne l’avons pas programmée.
Oui, voici ce qu’il faut faire.
- Créer un mail type qui porte le nom du mail à surcharger.
NOTA : il y a une FAQ qui vous explique comment procéder.
Les mails qui sont surchargeables sont les suivants :
- AttestationPaiement : Attestation avec ses règlements
- AttestationSimple : Attestation sans ses règlements
- CarteAdherentVerticale : Carte Adhérent Format carte verticale
- Facture : Facture de cotisation
- FacturePersonne : Factureémise du module comptable
- FacturePersonneDon : Facture de don
- mailIdentifiantsEClubs-Famille : Envoi des identifiants pour accéder à l’appli Famille
Ce problème est connu.
Il arrive quand on ouvre plusieurs fois la fiche du même adhérent dans des fenêtres ou onglets différents.
Une fiche est mise à jour, l’autre non. Les restes dûs sont donc différents. Malheureusement, si on sauvegarde la fiche qui n’est pas à jour en dernier, son reste dû (faux donc) est enregistré dans la base de donnée, créant l’écart constaté.
COMMENT REGLER CE PROBLEME
Si vous avez remis les chèques en banques, ce n’est plus possible.
Sinon,
– supprimez tous les chèques de la fiche
– supprimez tous les elements de prix de la fiche
– supprimez la fiche elle-même
puis, recommencez la saisie.
Toutes nos excuses pour ce dysfonctionnement inhérent à notre approche multi-tab.
Nous supposons que vous avez créé des cours (groupes, équipes) et que vous avez plaçé des adhérents dans ces cours.
Voici comment créer une connexion pour vos professeurs:
- Commencez par créer une fiche Cotisation pour votre professeur. Le rôle dans la fiche doit obligatoirement être de type ‘entraineur’. Vous devez impérativement saisir un email pour cette fiche
- Allez ensuite dans le menu ‘Gérer les cours’ et affichez la liste
- Sélectionnez le ou les cours que votre professeur encadre, et choisir le bouton ‘Affecter un entraineur’. Choisissez votre professeur dans la liste et valider.
- Sélectionnez à nouveau le ou les cours que votre professeur encadre, et choisir maintenant le bouton « Créer une connexion ». Un email est adressé à votre professeur avec le lien vers son application, un login et un mot de passe. C’est fait.
Vous pouvez rencontrer l’un des problèmes suivants.
- La liste des professeurs est vide ou ne contient pas le professeur : vous n’avez pas fait convenablement l’étape 1. Vérifiez, corrigez ET RECONNECTEZ VOUS.
- Un message d’erreur s’affiche lors de la création de la connexion : vous avez probablement omis de saisir l’email du professeur en Etape 1.
Vous souhaitez maintenant supprimer la connexion.
- Revenez dans le menu ‘Gérer les cours’ et affichez la liste
- Sélectionnez à nouveau le ou les cours que votre professeur encadre, et choisir maintenant le bouton « Supprimer la connexion ». C’est fait. Aucun email n’est envoyé.
L’ouverture d’une saison se fait en 3 temps :
- La clôture de la saison précédente
- L’intersaison
- L’ouverture de la nouvelle saison
La clôture de la saison précédente
Préalablement à la clôture d’une saison vous devez effectuer les traitements suivants :
- Traiter toutes les notifications qui s’affichent dans votre page d’accueil de .su
- Mettre les soldes adhérents à zéro. A défaut, ces soldes seront reportés
- Faire la remise de tous les bordereaux en cours et en particulier forum1901. Ceux-ci ne seront plus accessibles
Une fois ces tâches terminées, faites Menu/GERER LA SECTION/Clôturer la saison.
Vous devez alors vous reconnecter.
Vous êtes maintenant dans la saison +1 en mode intersaison.
L’intersaison
Pendant l’intersaison, vous devez effectuer les traitements et vérifications suivantes.
- Vous devez mettre à jour votre tarif
- Vous devez mettre à jour vos cours
- Vous devez mettre à jour votre site d’inscription en ligne : date d’ouvertures, textes, modalités, …
Lorsque vous êtes prêt, vous pouvez ouvrir la nouvelle saison : faites Menu/GERER LA SECTION/Ouvrir la saison
L’ouverture de la saison effectue les traitements suivants :
- Report des permanents (Dirigeants, arbitres, entraineurs)
- Génère les cours et les séances
Relativement aux inscriptions en ligne :
- Place toutes les inscriptions non abouties en contacts(séance d’essai). Une invitation est lancée.
- Archive et purge la liste des prospects
