Group : Inscriptions en ligne

Comme le texte du message l’indique, vous avez abandonné l’inscription au moment du paiement.
En effet, dès qu’on rentre dans la page de paiement, e-clubs se met en attente d’une réponse du Crédit Agricole : l’adhérent a-t-il payé ou non ?
On met fin à cette attente quand :

• on reçoit l’acquittement du paiement du Crédit Agricole,
• OU l’utilisateur change d’étape (retour en arrière, payer autrement, etc…)
• OU enfin, après 4 à 5 heures d’attente sans nouvelles.

Il suffit donc d’attendre ce délai pour tenter l’inscription à nouveau.

Vous souhaitez offrir la possibilité au public de s’inscrire en ligne pour les séances d’essai que vous organisez.
Voici quelques possibilités de le faire avec e-clubs.

Quelques idées en préalable

Dans le cadre du Forum, préparez une affichette en imprimant un QR code contenant le lien vers le site d’inscription.
(Il y a de nombreux sites en ligne qui vous proposent de générer ce QR code. Récupérez le lien dans ‘Paramétrer’ les inscriptions, et coller le dans l’outil)
Les gens flashent le QR code et accèdent directement dans l’inscription.
En quelques secondes, sans mobiliser de ressources du stand, ils vont faire la démarche à partir de leur téléphone.

La solution la plus simple à mettre en place

Nous supposons ici que vous avez déjà paramétré votre site d’inscription en ligne.
Voici la démarche pour y ajouter la possibilité de s’inscrire à une séance d’essai.

• Allez dans « Paramétrer les inscriptions en ligne »
  • Activez l’étape « Rendez-vous »
  • Choisissez la variante « Séance d’essai »
  • Ajoutez un texte d’accompagnement
  • Allez dans l’étape « Paiement »
  • Adaptez le texte d’accompagnement
  • Adaptez aussi les textes des emails. En particulier, vous pouvez utiliser les variables #{Ins_RendezVous} #{rendezVous} #{#ref#rendezVous}
• Allez maintenant dans « Tous les paramètres(expert) » pour renseigner le tableau des séances
  • Entrez dans l’onglet « Permanences »
  • Renseignez le tableau comme suit :
    • Vous devez avoir une ligne avec code « aucun », c’est la valeur par défaut. Entrez un court texte comme « Je ne souhaite pas de séance d’essai »
    • Entrez autant de lignes que vous avez de propositions de séances
    • Dans la colonne aide, entrez un court texte en n’oubliant de préciser le lieu, l’heure de la séance. Vous pouvez insérer des tag de formatage HTML entre crochets comme [b] [br] en respectant la syntaxe HTML

C’est prêt.
Les nouveaux adhérents vont pouvoir s’inscrire à une séance d’essai. Leur inscription s’arrêtera là temporairement.
Les anciens, eux, sauteront cette étape.

Comment gérer les inscriptions aux séances d’essai

Les personnes se sont inscrites à vos séances d’essai. Mais, comment en effectuer le suivi ?

Tout se passe autour de la liste des inscrits (Menu : « Gérer les inscrits »). Voici quelques indications :

• Affichez la colonne « Créneau choisi » en plaçant le curseur sur la ligne d’entête du tableau des inscrits (blocs bleus). Faites alors clic droit, Colonnes, et cochés « Créneau choisi »
• Comme dans Excel, vous pouvez triez le tableau en cliquant sur l’entête de colonne
• Vous pouvez aussi grouper par créneau : curseur sur l’entête de la colonne, clic droit, grouper
• Vous pouvez exporter en format Excel la sélection que vous avez faites (Par exemple, tout un groupe
• Vous pouvez exporter TOUT en format excel en utilisant le bouton « Export des inscrits »

Vous trouvez cette inscription aux séances d’essai trop lourde

Il se peut que la procédure d’inscription soit un peu lourde, surtout si vous avez sélectionné toutes les possibilités : RGPD, données personnelles complètes, Parents, Choix de l’activité.
Vous craignez à juste titre que cela ne rebute les candidats à l’adhésion.
Alors, voici une proposition pour alléger le scenario : nous allons créer un lien spécifique pour l’inscription aux séances d’essai.
Nous n’y mettrons que le strict nécessaire.
Suivez le guide.

• Activez le site « Séances d’essai » par le menu « Activer les inscriptions en ligne ». Lors de la première exécution de cet assistant, cliquez sur le petit bouton RAZ pour charger les données par défaut.
• Déroulez l’assistant en lisant attentivement les textes d’aide qui vous aideront à mieux comprendre le système d’événements
• Sur la dernière page (FIN), testez une inscription à une séance d’essai et notez les changement de texte que vous souhaitez apporter (textes à gauche et textes des mails échangés
• Revenez à l’assistant, et choisissez le bouton « Ouvrir le concepteur de site … »
• Dans le concepteur de site, commencez par changer le type de paramétrage en « via l’interface graphique »
• Puis, allez dans l’onglet « Page d’accueil », adaptez le texte.
• Ensuite, allez dans l’onglet « Navigation ». Ici, les seules pages qui sont activées sont « Coordonnées », Rendez-vous » et « Fin ». Dans chacune de ces pages, adaptez les textes d’accompagnement.
• Enfin, allez dans l’onglet « Paramétrer les email ». Ici, les seules mails qui sont activés sont « Invitation publique » (mail fournissant à l’adhérent sont identifiant) et « Promesse » (mail de confirmation d’inscription). Adaptez les textes du sujet et du corps des emails.
• Sauvegarder avec la disquette bleue

Comment gérer les inscriptions et la transition vers l’adhésion définitive

Les inscriptions se gèrent par l’événement « S-xxxxxxx ».
Depuis la dernière page de l’assistant, cliquez sur le bouton « Ouvrir le mode gestion… », (ou depuis le menu « Liste des événements », affichez la liste, sélectionnez notre événement et ouvrez le.)
Les inscriptions se gèrent comme expliqué ci dessus.
Mais que se passe-t-il la séance d’essai effectuée ?
Et bien, voici ce que nous suggérons.
Incitez les candidats à s’inscrire en les sélectionnant et en les transférant dans l’événement d’adhésion (celui qui commence par I). Utilisez à cette fin le bouton « Transférer » et choisissez l’événement d’adhésion.
Le candidat va alors recevoir une invitation à s’inscrire avec les mêmes identifiants que pour les séances d’essai.
Il déroulera alors l’assistant d’adhésion en payant en fin de parcours.

Bon paramétrage, n’hésitez pas à nous consulter pour une assistance.

Nous vous recommandons d’utiliser l’éditeur notepad++ (https://notepad-plus-plus.org/downloads/) et d’installer l’extension XML Tools.
Vous avez un confort d’édition avec la syntaxe colorée et êtes ainsi garantis de ne pas faire de fautes de syntaxe.

Dans certains attributs, nous vous demandons de fournir un texte html.
Par exemple, les textes d’emails ou des textes apparaissant à l’écran.
C’est une version simplifiée d’HTML : seules certaines balises sont autorisées.
De plus, les balises doivent être placées entre crochets [] et non entre <> pour ne pas rentrer en conflit avec XML.

Pour accomplir cette tâche nous vous suggérons d’utiliser un éditeur hmtl en ligne (Par exemple :https://htmled.it/editeur-html/)
Une fois votre texte mis en forme, copiez le dans notepad++, remplacer les < par [ et les > par ] Copiez le résultat dans l’attribut XML correspondant.

Voici quelques indications.

Pour insérer une image (ne pas utiliser dans les emails) : [img src=’https://www.facebook.com/1446187795701429/photos/1517504668569741/’ alt= » /]
Pour insérer un lien : [a href=’https://www.facebook.com/1446187795701429/photos/1517504668569741/’ target=’_BLANK’]Cliquez ici[/a]

Bonne chance !

Pour faire les renouvellements en ligne, vous devez avoir :

• mis à jour votre tarif aux conditions et prix de la nouvelle saison,
• préparé votre ‘site d’inscription’ à l’aide du module d’événements. Consultez la documentation pour concevoir et mettre en ligne votre interface d’inscription,
• inséré le lien de l’interface d’inscription dans votre blog, page Facebook. (Vous trouverez le lien dans le concepteur d’événement),
• archivé l’occurrence de l’année passée, le cas échéant.

Ceci fait, vous êtes prêts à ouvrir le service à vos adhérents. Nota : il n’est pas nécessaire d’ouvrir la nouvelle saison.

La première étape consiste à inviter vos adhérents à souscrire en ligne.

• Ouvrez votre événement en gestion
• Importez dans votre liste d’invitation les adhérents que vous souhaitez solliciter (Tous ou par sélection)
• Sélectionnez tout ou partie de vos invités, et envoyez les invitations. Vos adhérents vont recevoir l’email d’invitation et vont pouvoir s’inscrire

Gérez les inscriptions et les paiements

Vous pouvez effectuer les opérations suivantes.

• Faire des relances auprès de tout ou partie de vos invités
• Enregistrer les paiements pour ceux qui n’ont pas choisi le paiement en ligne

Finaliser les inscriptions

Vous pouvez finaliser les inscriptions et les basculer dans le module adhérents.

Attention ! Vous devez avoir ouvert la nouvelle saison sans quoi les inscriptions vont se répertorier dans la saison passée.

• Sélectionnez les inscrits (a priori, ceux qui se sont inscrits complètement, mais ce n’est pas une obligation)
• Transformez les en cotisations.  Vous récupérez alors les données dans le module Adhérent. C’est à ce moment que ce font les reports de la saison précédente: license, photo, etc…Bien sûr, il ne sera plus possible de modifier l’inscription du module Événement.