Gestion des groupes de niveaux
La problématique
Certaines associations ont besoin d’organiser les groupes par niveau. C’est le cas par exemple pour les clubs de natation qui doivent faire nager les adhérents par niveaux pour que les lignes d’eau fonctionnent de façon optimale. C’est aussi le cas de sports de combats.
Cette contrainte oblige les dirigeants à des procédures d’inscription sous contrôle : il faut vérifier les progrès d’un nageur pour le faire passer dans le niveau supérieur ou l’orienter vers une pratique de ‘loisir’.
Ces vérifications semblent imposer une procédure lourde et les familles doivent faire la queue pour inscrire leur enfants.
Nous présentons ici une méthodologie pour automatiser cette sélection et rendre plus fluide les inscriptions.
Cela sera vécu comme un véritable progrès pour nos adhérents.
Principes de gestion
- Chaque adhérent sera classé dans un groupe de niveau (e-clubs gère bien cette notion)
- En fin de saison, les entraineurs réévalueront les niveaux des nageurs. Il pourront le faire via leur connexion e-clubs, ou plus classiquement par liste, la mise à jour étant assurée alors par le gestionnaire.
- L’inscription dans un groupe (ou créneau horaire selon la terminologie) exigera d’avoir le niveau requis. Bien entendu, e-clubs propose toujours des règles dérogatoires car on a toujours des exceptions.
- Lors de la ré-inscription en ligne, on proposera à l’adhérent les groupes qui correspondent à son niveau. S’il y a des groupes de loisir sans condition de niveau, ils seront aussi proposés. Rappelons qu’e-clubs gère aussi les jauges de remplissage des groupes
En procédant ainsi, on peut automatiser l’inscription en offrant un service en ligne aux adhérents.
Reste à gérer les nouveaux inscrits, n’est-ce pas ?
Là nous avons plusieurs options :
- On conserve la procédure actuelle, et l’inscription se fera par les gestionnaires
- On peut aussi ouvrir le service d’inscription à des séances d’essai. Au terme de cette séance, le niveau du nageur sera entré dans le système. Celui-ci pourra alors terminer son inscription en ligne comme pour un renouvellement
Un scenario d’exemple
Le club de natation X propose :
6 créneaux de compétiton, l’entrainement se fait par niveau de 4 à 6 (2 cours par semaine)
3 créneaux école, l’entrainement se fait aussi par niveau de 1 à 3
3 créneaux de nage libre, aucun critère de niveau n’est requis.
Le club souhaite donner la priorité d’inscription aux seules personnes inscrites en compétition.
Voici donc comment sont organisées les inscriptions.
- En juin, les professeurs ré-évaluent les nageurs
- Fin juin jusqu’à septembre, les compétiteurs sont invités à se ré-inscrire (prioritaires)
- En juin aussi, les nouveaux candidats doivent être évalués. Pour cela, ils doivent s’inscrire en ligne. Ils déclinent l’identité du candidat et choisissent un créneau parmi une liste pré-établie (jauge par créneau)
- Pour l’évaluation, les professeurs disposent d’une liste. Ils classent alors les candidats par niveau. Une fois évalué, le candidat est traité comme un ancien adhérent
- Début septembre, les inscriptions sont ouvertes. Un mail d’invitation à s’inscrire est adressé aux anciens comme aux nouveaux. Dès lors, Les gens se connectent et s’inscrivent en ligne choisissant le type d’activité qu’ils désirent et le créneau correspondant à leur niveau, et ce jusqu’à remplissage de tous les créneaux
Mise en oeuvre
La mise en oeuvre demande un paramétrage spécifique.
Voici la procédure collaborative que nous vous proposons.
Vous pouvez aussi vous lancer seuls dans le paramétrage.
Vous allez apprendre beaucoup, mais de vos erreurs !
- Envoyez nous un email, nous vous répondons avec un tableur modèle
- Préparez les données en remplissant le tableur dont le modèle vous sera fourni. Respectez bien les consignes
- Transmettez-nous ce fichier. Nous le vérifions et nous le basculons dans votre paramétrage.
- Nous préparons ou mettons à jour votre service d’inscription (événement I).
- Vous êtes prêts à vérifier que tout se passe comme prévu !
