A compter du 2/4/2024, l’envoi des SMS se fait à partir du seul compte spot-hit de Forum 1901.
Les comptes souscrits directement auprès de spot-hit ne pourront plus être débités lors de l’envoi des SMS via la plateforme e-clubs.fr.
Il vous faudra donc « acheter » les SMS auprès de nous à un coût mutualisé (coût par 10 000 soit 27 € les 500 SMS).
La procédure d’achat est documentée dans notre faq à la rubrique SMS.
Si vous avez des reliquats, prenez contact avec Thierry Alberge pour étudier les modalité de reprise.
Pour les reliquats conséquents, et à conditions de nous transférer votre compte spot-hit, nous vous créditerons des SMS non consommés.
Catégorie : Versions
Version 41 de novembre est en production
La version 41 vient clôturer les développements de l’année 2020.
C’est sans doute l’amélioration du « responsif » qui illustre le plus cette année. L’inscription en ligne à partir du navigateur
d’un téléphone portable est maintenant tout à fait fluide.
Tout le logiciel a été amélioré même si la grande richesse de la page Adhérent est difficilement transposable.
Cependant, toutes les listes et outils de recherche bénéficient de ces améliorations.
Mais soyons clairs, ça ne transforme pas e-clubs en application portable.
Voici les dernières nouveauté de l’automne.
La collecte de produit
La collecte de produit est un mécanisme qui permet de constituer des listes à partir du contenu des cotisations.
Prenons un exemple. Vos cotisations incluent une assurance et vous souhaitez gérer la souscription individuelle auprès de
l’assureur.
De temps en temps, vous collecterez les assurances. Votre collecte contiendra les produits souscrits depuis votre dernière collecte.
Ainsi, votre processus de souscription devient simple et rigoureux.
Ce mécanisme existe depuis plus d’un an. Il a été amélioré :
– une liste permet de consulter l’historique de vos collectes, le numero de collecte a été ajouté aux tableaux listant les produits
– la référence a été rendue obligatoire
– les produits collectés sont bloqués, il ne pourront plus être supprimés des cotisations.
Fiche cotisations
La fiche cotisation s’enrichit d’une nouvelle donnée : l’ancienneté, c’est à dire le nombre de cotisation souscrites par un adhérent.(La suspension d’une saison refait passer ce compteur à zéro)
On peut désormais changer les textes des mails d’envois d’attestation (et autre). Consultez la FAQ à ce sujet
Inscriptions en ligne
Les mails peuvent maintenant inclure l’échéancier et autres variables (Attention ! certaines variables ont changé, il faudra adapter vos événements)
Un contrôle fin peut être fait sur la présentation des données saisies lors de l’inscription (Une FAQ sera rédigée à ce propos)
Les variables #{section_url} #{emailContact} #{telContact} » ne sont plus supportées. Lire la FAC pour savoir que faire.
Les valeurs saisies dans la page RGPD sont maintenant transmises au module de cotisation (Il y a un nouvel onglet RGPD dans la fiche de cotisation et de la fiche d’inscription)
L’indicateur « nouvel adhérent » est disponible dans le module d’inscription en ligne. Si votre tarif prévoit une modulation, elle sera appliquée.
Attention, seules les inscriptions consécutives à une INVITATION donneront lieu à la modulation « Adhérents non nouveaux)
L’export des inscrits contient maintenant les données RGPD, COUPONS et autres.
On peut désormais importer les inscrits d’un autre événement. De sorte que vous pouvez créer une inscription à une séance d’essai. Puis, inviter ces participants à s’inscrire au club. C’est juste un exemple.
L’envoi des mails (Bouton @) à partir de la liste des inscrits fonctionne maintenant dans tous les cas (anciens et nouveaux inscrits)
Envoi des mails
L’envoi des mails est amélioré. En cas de panne de votre serveur SMTP, un serveur de secours prend le relais (à moindre cadence)
Les textes copiés de Word ou équivalent étaient interdits car trop lourds. Désormais, vous pouvez les copier et les filtrer pour en faire des textes HTML acceptables.
Nous vous recommandons toujours d’utiliser notre éditeur HTML.
Si votre serveur SMTP est défaillant, vous devriez avoir une notification à l’écran.
Les textes des emails envoyés par e-clubs peuvent être adaptés. Reportez-vous à la FAQ pour plus de détails.
Comptabilité
Le virements internes (compte banque vers livret, par exemple) se font directement et plus simplement dans la saisie du relevé banquaire.
Ils sont supportés de la même manière dans les import OFX.
La fonctionnalité de reconnaissance intelligente de la nature a été mise en avant dans l’import.
Elle permet la saisie automatique complète de vos écritures : vous n’avez plus qu’à valider.
Archivage de vos fichiers
Vos fichiers (images, pièce jointes, etc…) sont sauvegardées et archivées sur 2 sites différents d’OVH.
Version 38 (Sept 2018)
Version 38 (Sept 2018)
Voici une version qui incorpore des solutions innovantes pour gérer efficacement les dons aux associations y compris sportives, de vendre des cartes d’entrées ou des abonnements, d’envoyer des cartes d’adhérent virtuelles pour les smartphones.
Bonne découverte. Vous comprendrez qu’au vu du travail accompli par l’équipe de bénévole, quelques perturbations sont susceptibles d’apparaître. Nos excuses par avance
Gestion de dons
La version de la rentrée 2018 est essentiellement consacrée à l’implémentation d’un gestionnaire de dons développé pour l’ESC (Entente Sportive Caudacienne, La Queue en Brie).
Son principe est de considérer une part de la cotisation comme un don faite à l’association. Les familles imposables pourront donc déclarer ce don au vu du reçu fiscal généré automatiquement par E-Clubs.
Le système développé consiste donc en un tarif approprié : un produit de type Don est inséré dans chaque fiche cotisant. En fin d’année, un nouveau programme envoie les reçus fiscaux.
Le système peut très bien être utilisé pour gérer les dons indépendamment de la tarification.
Gestion de carte pré-payées et contrôle d’accès (En pilote)
La possibilité de gérer la vente au nombre de cours est maintenant disponible. Comment ça marche ?
Vous définissez dans votre catalogue Produit des produits de type carte prépayées, vous définissez le nombre d’entrées correspondant. Vous ajoutez ces produits aux fiches des adhérents.
A l’entrée du cours, vous ‘badgez’ l’adhérent par lecture code à barre. Son entrée est alors décomptée de ses droits. Avant expiration du nombre d’entrée un mail d’invitation à renouveler ses entrées est envoyé aux adhérents.
Gestion d’abonnements (en pilote)
Un gestionnaire d’abonnement a été ajouté. De quoi s’agit-il ?
C’est une alternative à la carte prépayée sous la forme forfaitaire : l’adhérent n’est pas limité en nombre de cours.
Un abonnement est un produit particulier que vous pouvez créer. Vous définissez une mensualité (ou tout autre cycle). Vous ajoutez ce produit aux fiches cotisations concernées. Régulièrement, vous lancez les appels, c’est à dire qu’une nouvelle mensualité sera créée dans la fiche cotisation, un mail avec lien de paiement en ligne est adressé à l’adhérent. Le paiement en ligne (non obligatoire) vient solder automatiquement la mensualité.
On couple cette fonctionnalité à un contrôle d’accès (Badger les accès aux cours) pour vérifier les soldes des adhérents.
Fonctionnalités, Interface Homme-Machine configurable
Pour éliminer les fonctions que vous n’utilisez pas, un gestionnaire de configuration a été mis en place.
Vous pouvez par exemple supprimer les champs ‘Cours’ si vous ne gérez pas les cours, supprimer la compta, etc…
Nouvelles petites fonctionnalités
Des nouvelles ont été ajoutées. En voici la liste :
- Suppression de la photo d’un adhérent
Solution de bugs
Les bugs suivant ont été corrigés
- Champs obligatoires de a saisie du règlement.
Et potentiellement, Carte d’adhérent virtuelle (prototype)
Pour compléter le gestionnaire d’abonnement et cartes prépayées, l’envoi de cartes adhérent virtuelles sera mis en place pour les dernières livraison V38. Au pire en V39.
Il s’agit d’un pdf affichable sur téléphone portable permettant à un lecteur de code à barre d’identifier l’adhérent. Ce pdf inclut un fond de carte spécifique à votre association, la photo et un code à barre.
E-Clubs, version 31
Voici notre dernière version pour l’année 2016. Merci à Blandine, Yves, Charles et Olivier pour leur participation aux tests.
Outre de nombreuses améliorations, les principaux apports de cette version concerne :
- la possibilité de référencer simplement les familles,
- la possibilité ne noter les présences aux cours (entraînements, …) et de pouvoir en faire un état par famille, fournissant ainsi les données de base à une facturation à la présence
- l’assistant de paramétrage a été amélioré. Il offre maintenant une vue de synthèse sur le tarif, utile pour bien comprendre comment seront calculées les cotisations en fonction des paramètres d’âge et autres. Lire le document ‘Paramétrage V1’ du dossier de version.
- Un assistant (en version béta) pour la définition de vos sites d’inscriptions à vos événements.
- et toujours un menu comptable en cours de spécification , qui devrait être opérationnel dès le premier trimestre 2017.
…
La documentation de la version est accessible à Documentation version 31
Vous y trouverez :
- La liste complète des modifications de la version 31
- Une documentation détaillée de cette version (Modifications 31.odt)
- Une documentation détaillées de l’assistant de paramétrage (Paramétrage V31.odt)
Bonne continuation à tous et à bientôt pour la version 32 !
E-Clubs, version 30
La version 30 a été installée le 16/10/2016 dans les environnements de production.
Cette version apporte des modifications dans les domaines suivants :
- Sur la fiche personnelle, on peut maintenant gérer des familles. Se reporter à l’article « Personnes et familles.odt »
- Il est maintenant possible de ‘facturer’ un adhérent. Ce qui permet de fournir des ‘attestations’ pour des événements postérieur à l’adhésion. Bien lire le document de version.
- Des nouveaux champs ont été ajoutés dans la fiche cotisation : date du certificat médical, autorisation de transport, autorisation de repartir seul de l’entrainement
- Le code postal fonctionne maintenant correctement pour les codes postaux attachés à plusieurs communes
Quelques modifications autour du tarif :
- Il est maintenant possible de définir des règles tarifaires pour les nouveaux inscrits.
- ll est maintenant possible de définir des tranches d’age dans les code tarif. Par exemple U11-U13. Ce qui rend le tableau des catégories plus concis et plus lisible
Enfin, à l’état de prototype, pour évaluation seulement, une première approche d’une mini compta à destination des sections. L’idée est de fournir un outil de reporting comptable et de suivi de ce reporting : tableau d’avancement, relances automatiques. L’outil déversera alors les écritures comptable dans le véritable système comptable (chez l’expert comptable ou votre comptabilité). A suivre…
La documentation de la version est accessible à Répertoire de version
La liste des modifications à Modifications de la V30
En route pour la version 31 prévue pour le 1/12, avec des nouveautés sur le tarif pour le rendre plus simple à paramétrer tout en gardant sa puissance et un prototype comptable complété (états de sortie, workflow sections-central, …)
Bon travail à tous !
E-Clubs, version 29
Voici la version 29 qui intègre de nombreuses demandes des clubs qui nous rejoignent. Parmi elles, pouvoir mettre un adhérent dans plusieurs équipes dès l’inscription, la faculté de créer soi-même des sous-sections (expérimental), de gérer ses utilisateurs, etc…
Et puis, un prototype du projet comptable mené avec l’ESC. L’idée est simple : améliorer et suivre le processus entre les sections et le Central de collecte des informations et documents comptables. Et l’optimiser ! Ce premier travail montre comment nous pourrions saisir simplement les données dans les sections, travail inspiré du logiciel BasiCompta du CDOS.
Bonne découverte, et lisez tous les détails dans la note de version.
E-Clubs, version 28
La version 28 intègrent les modifications de la version de juillet (No27) .
Elle est mise en place dans l’environnement de test et sera déployée dans les premiers jours de septembre.
Elles comportent principalement des modifications relatives à la gestion des cotisations pour optimiser la saison 2016-2017.
Toutes les informations sont dans vos notes de versions mais ATTENTION l’import des logos et signatures sont obligatoire pour éditer les nouvelles attestations !
Bonne découverte !
E-Clubs, version 26
La version 26 (qui sera déployée tout début mai) apporte un lot de modification permettant de mieux se préparer à la rentrée : le calcul des cotisations en ligne suit désormais le plan de tarification défini section par section. Et plein d’autres améliorations pour l’organisation des événements : inscription aux stages publics, …
E-Clubs, version 25
E-clubs évolue ! Le version 25 apporte encore des améliorations relatives à la la gestion des événements. Découvrez les nouvelles fonctionnalités d’e-clubs en cliquant Notes 25
E-clubs, version 24
E-clubs évolue ! Le version 24 apporte encore des améliorations relatives à la la gestion des événements. Découvrez les nouvelles fonctionnalités d’e-clubs en cliquant Notes V24
